Traiter les factures automatiquement : le Document AI dans les PME

Dans de nombreuses entreprises, chaque facture entrante passe d'abord par un traitement manuel : ouvrir, relever les montants, saisir dans le système, rapprocher de la commande, transmettre. C'est le type de routine qui coûte des heures chaque semaine sans faire avancer personne. C'est précisément là qu'intervient le Document AI, et c'est souvent le premier processus que nous recommandons.

Ce que fait le Document AI

Le Document AI lit le contenu d'un document, c'est-à-dire le numéro de facture, le montant, le fournisseur, les lignes, et le transfère de façon structurée dans votre système. Contrairement à un modèle rigide, il s'accommode aussi de mises en page différentes, car chaque fournisseur conçoit sa facture autrement.

Le déroulement en pratique

Un traitement automatisé typique des factures entrantes se déroule en quelques étapes :

• La facture arrive par e-mail ou dans la boîte de réception et est saisie automatiquement.
• Le Document AI lit les champs pertinents.
• Les données sont contrôlées par rapport à la commande et aux données de base.
• En cas d'anomalie, une validation est transmise à la personne responsable, sinon le traitement se poursuit.
• La facture est comptabilisée et archivée de manière probante.

Pourquoi ce processus en particulier en vaut la peine

Le traitement des factures remplit toutes les conditions d'un bon premier pas : il revient souvent, suit des règles claires, et les erreurs y coûtent cher, du délai d'escompte manqué au double paiement. C'est pourquoi l'automatisation est ici particulièrement vite rentable.

Ce qui compte lors de la mise en œuvre

Il est important de laisser l'humain au bon endroit. Une solution sérieuse ne comptabilise pas aveuglément, mais fixe des seuils à partir desquels un contrôle a lieu. De même, l'intégration propre à votre système comptable compte, qu'il s'agisse de DATEV ou d'un autre, afin qu'aucun nouvel îlot ne se crée. Tout aussi important est le traitement des exceptions : que se passe-t-il en cas de facture inconnue, d'absence de référence de commande, d'un montant qui ne tombe pas juste ? Une bonne solution dispose pour ces cas d'une voie claire, au lieu de simplement s'arrêter. C'est seulement cela qui transforme une démonstration en un processus qui tient au quotidien.

Les outils qui conviennent dépendent du cas d'usage. Notre comparatif d'outils donne un repère, et d'autres processus sont présentés dans nos cas d'usage.

Ce que l'automatisation permet réellement d'économiser

Le bénéfice apparaît à deux endroits. Premièrement le temps : ce qui coûtait auparavant des minutes par pièce en travail manuel tourne désormais en arrière-plan. Avec plusieurs centaines de factures par mois, cela se chiffre vite en journées. Deuxièmement les erreurs : pas d'inversion de chiffres à la saisie, pas de double paiement, pas de délai d'escompte manqué. C'est justement le second point qui est souvent sous-estimé, car les erreurs isolées sont coûteuses et difficiles à retracer.

Archiver de manière probante

Une solution propre implique que chaque facture soit archivée de façon traçable et inaltérable, avec un journal indiquant qui a validé quoi et quand. Ce n'est pas seulement une question d'ordre, mais la condition pour que l'automatisation réponde aux exigences d'une comptabilité régulière.

Commencer petit et veiller à la qualité des données

Pour le traitement des factures aussi, un démarrage modeste est payant. Plutôt que de saisir d'emblée chaque pièce de chaque fournisseur, on commence avec une poignée de fournisseurs dont les factures arrivent fréquemment et suivent un schéma clair. Si cela fonctionne de manière fiable, d'autres fournisseurs et types de pièces s'ajoutent, par exemple les avoirs ou les rappels. Vous voyez ainsi un résultat tôt, et la solution grandit sur des cas réels plutôt que sur des hypothèses. La qualité des données en arrière-plan y est étroitement liée. Un agent rapproche les factures de vos données de base, et le rapprochement ne se fait correctement que si les fournisseurs et les comptes y sont proprement tenus. Il vaut donc la peine, avant de démarrer, de jeter un œil aux données de base et de nettoyer les doublons ou lacunes évidents. Ce travail préparatoire est peu spectaculaire, mais il détermine combien de cas passeront au final sans demande de précision.

Questions fréquentes

Le Document AI reconnaît-il aussi différentes mises en page de factures ?

Oui. Contrairement aux modèles rigides, le Document AI s'accommode de différentes mises en page et lit les champs pertinents même lorsque chaque fournisseur structure sa facture autrement.

Chaque facture est-elle vraiment comptabilisée automatiquement ?

Non, et c'est voulu. Les cas clairs passent, les cas suspects sont transmis à un humain pour validation. Vous fixez les seuils à partir desquels un contrôle a lieu.

Est-ce intégrable à DATEV ?

En règle générale oui. L'intégration propre au système comptable existant fait partie de la mise en œuvre, afin d'éviter une double saisie et un nouvel îlot logiciel.