Quelle licence compte dans Power Automate ? Manuel vs automatisé

Quiconque a déjà partagé un flux Power Automate avec un collègue connaît cette confusion : une personne peut démarrer le flux sans problème, tandis que l'autre reçoit immédiatement un message d'erreur de licence. La raison tient presque toujours à la même question, souvent négligée : quelle licence compte réellement lorsqu'un flux s'exécute ?

La réponse dépend uniquement du type de déclencheur, et non de la personne qui a créé le flux à l'origine, du propriétaire des différentes connexions ou de la personne actuellement connectée. Dans sa documentation officielle, Microsoft distingue clairement les flux déclenchés manuellement (instantanés) des flux automatisés ou planifiés. Cet article résume la règle officielle, présente les cas particuliers les plus importants et vous aide à éviter les erreurs de licence avant qu'elles n'apparaissent en production.

La règle de base : le type de déclencheur décide

Selon la FAQ officielle de Microsoft sur les licences Power Automate, une distinction simple mais lourde de conséquences s'applique : les flux automatisés et planifiés s'exécutent toujours dans le contexte du propriétaire du flux, indépendamment de la personne qui a démarré le flux ou des comptes utilisés pour les connexions dans le flux. Les flux instantanés, c'est-à-dire les flux à déclenchement manuel (bouton, déclencheur hybride), s'exécutent en revanche dans le contexte de la personne qui les appelle, indépendamment des connexions utilisées dans le flux.

Concrètement, cela signifie que pour les flux automatisés, c'est le propriétaire du flux qui compte sur le plan de la licence. Pour les flux manuels, c'est la personne qui déclenche le flux manuellement qui compte sur le plan de la licence. Tout le reste, par exemple la personne qui a configuré les connexions dans le flux, n'a aucune importance pour la question de la licence.

Déclencheur manuel : la licence de la personne qui déclenche compte

Pour un flux à déclenchement manuel, par exemple un flux à bouton, chaque personne qui démarre effectivement le flux a besoin d'une licence appropriée. Si le flux utilise un connecteur premium, chaque personne qui le déclenche a besoin d'une licence Power Automate Premium, ou le flux lui-même a besoin d'un plan par flux, comme le décrit le guide de dépannage des déclencheurs Power Automate. On y lit littéralement : si votre flux utilise un déclencheur manuel, la connexion de la personne qui déclenche le flux est requise.

Cela a un effet secondaire pratique qui prête souvent à confusion : même si le créateur du flux a lui-même configuré toutes les connexions, la personne qui démarre effectivement le flux en appuyant sur un bouton doit apporter sa propre connexion valide. Si cette connexion est défectueuse ou si une licence suffisante fait défaut, le flux échoue précisément pour cette personne, alors que le propriétaire peut continuer à le démarrer sans problème. Un accès qui fonctionnait auparavant et qui échoue soudainement avec un message de licence indique souvent, selon Microsoft, une licence expirée de la personne qui déclenche le flux.

Déclencheur automatisé et planifié : la licence du propriétaire du flux compte

Pour les flux automatisés, par exemple déclenchés par un nouvel e-mail ou un nouvel enregistrement, ainsi que pour les flux planifiés avec un déclencheur de récurrence, seule la licence du propriétaire du flux compte. Si un tel flux utilise un connecteur premium, seule la personne propriétaire a besoin d'une licence premium, aucune autre personne impliquée n'a besoin de la sienne. Dans ce cas, les connexions fonctionnent également sous le compte du créateur : si le flux utilise le déclencheur de récurrence, il s'exécute avec les connexions du créateur du flux, indépendamment de la personne qui a partagé ou modifié le flux par la suite.

Pour les équipes, cela représente un avantage clair pour les processus automatisés : un seul propriétaire de flux correctement licencié suffit pour qu'un flux automatisé fonctionne pour l'ensemble de l'organisation, tant que personne d'autre n'a besoin de le déclencher ou de le modifier manuellement.

Cas particuliers souvent négligés dans la pratique

Les approbations n'ont pas besoin de leur propre licence premium

Selon Microsoft, quiconque répond à une demande d'approbation au sein d'un flux premium, c'est-à-dire l'approuve ou la rejette, n'a pas besoin de sa propre licence premium pour cela. Le flux continue de s'exécuter dans le contexte de licence du propriétaire ou de la personne qui l'a déclenché ; la réponse à l'approbation ne compte pas comme un déclencheur à part entière.

Les sous-flux héritent du contexte du flux parent

Lorsqu'un flux parent automatisé appelle un sous-flux, ce dernier utilise en règle générale la licence du propriétaire du flux parent, à moins que le sous-flux ne dispose de son propre plan par flux. Si le flux parent est en revanche un flux manuel, le sous-flux hérite du contexte de la personne qui a déclenché le flux parent.

Flux manuels partagés avec plusieurs utilisateurs

Si un flux premium manuel est partagé avec toute une équipe et que chaque personne est autorisée à le démarrer elle-même, chaque personne a effectivement besoin d'une licence premium, car chaque appel s'exécute dans son propre contexte de licence. Microsoft mentionne explicitement ce scénario dans la FAQ sur les licences et recommande, dans ce cas, un plan par flux pour l'ensemble du flux plutôt que des licences utilisateur individuelles.

Conseil pratique : plan par flux plutôt que licences individuelles

Dès que plusieurs personnes doivent déclencher le même flux manuel avec des connecteurs premium, un plan par flux pour ce flux vaut souvent mieux qu'une licence premium par personne. Avec un plan par flux, personne n'a besoin d'une licence individuelle, mais la capacité est liée précisément à ce flux. Pour les flux automatisés en revanche, ce changement vaut rarement la peine, car là, seule la personne propriétaire doit de toute façon être licenciée. Point important à savoir : cette répartition n'est pas imposée automatiquement par Microsoft, mais constitue une recommandation. Selon Microsoft, la responsabilité de licencier correctement tous les flux incombe aux administrateurs de l'organisation.

Questions fréquentes

En tant que propriétaire du flux, ai-je besoin d'une licence premium si un collègue déclenche le flux manuellement ?

Non, dans ce cas, votre licence en tant que propriétaire ne compte pas. Pour les flux manuels, la personne qui déclenche effectivement le flux a besoin de la licence appropriée pour les connecteurs utilisés, indépendamment de la personne qui a créé le flux.

Pourquoi puis-je démarrer mon flux partagé, mais pas un collègue ?

Cela est presque toujours dû à des connexions manquantes ou défectueuses, ou à une licence insuffisante de la personne qui déclenche le flux. Pour les flux manuels, chaque personne a besoin de sa propre connexion valide et, pour les connecteurs premium, d'une licence appropriée en plus.

Une licence Microsoft 365 suffit-elle pour utiliser des connecteurs premium ?

Non. Selon Microsoft, une licence Power Apps, Dynamics 365 ou Microsoft 365 ne suffit pas pour modifier ou déclencher manuellement un flux avec des connecteurs premium. Pour cela, une licence Power Automate Premium autonome ou un plan par flux pour le flux est nécessaire.

Que se passe-t-il si le propriétaire d'un flux automatisé quitte l'entreprise ?

Le flux continue de fonctionner sous la licence du propriétaire d'origine tant que rien ne change. Pour les flux de solution, un administrateur peut changer de propriétaire ; pour les flux hors solution, les copropriétaires doivent exporter le flux et le réimporter sous un nouveau propriétaire pour que la licence de la nouvelle personne propriétaire s'applique.

La licence de la personne qui a configuré les connexions dans le flux compte-t-elle ?

Non. Selon Microsoft, la personne qui a besoin d'une licence ne dépend pas des connexions utilisées dans le flux, mais uniquement du type de déclencheur : licence du propriétaire pour les flux automatisés et planifiés, licence de la personne qui déclenche pour les flux manuels.