Co-titulaire au lieu de loup solitaire : configurer des copropriétaires dans Power Automate

Un flux fonctionne de manière fiable depuis des mois, traite des factures, envoie des rappels ou synchronise des données entre deux systèmes. Il a un seul propriétaire, généralement la personne qui l'a créé à l'origine. Tant que tout se déroule bien, cela ne pose jamais de problème. Ce n'est que lorsque cette personne est en congé, malade ou n'est plus dans l'entreprise que le problème apparaît : personne ne peut modifier le flux, consulter l'historique d'exécution ou réparer une connexion expirée.

La solution est simple et se met en place en quelques minutes : ajouter au moins un copropriétaire, un « co-owner », idéalement dès la création du flux et non pas seulement lorsque le problème survient. Cet article explique ce qu'un copropriétaire dans Power Automate est autorisé à faire selon la documentation officielle de Microsoft, comment le configurer et pourquoi ce seul réglage évite le scénario dans lequel un propriétaire de flux quitte l'entreprise et plus personne n'y a accès.

Pourquoi un seul propriétaire de flux est un risque

Par défaut, Power Automate attribue chaque flux cloud à une seule personne : l'utilisatrice ou l'utilisateur qui l'a créé. Selon la documentation Microsoft sur la modification du propriétaire du flux, cette attribution fait partie intégrante de l'identité du flux. Tant qu'aucun copropriétaire n'est ajouté, tout le contrôle du flux repose sur une seule personne, y compris la licence, les connexions et les autorisations.

Si cette personne quitte l'entreprise, le flux devient ce que l'on appelle un flux orphelin. Microsoft décrit explicitement dans le guide de gestion des flux orphelins qu'un flux sans propriétaire valide peut échouer dès qu'il utilise des connexions liées à un compte qui n'existe plus. La réparation passe alors par le centre d'administration Power Platform ou des applets de commande PowerShell comme Set-AdminFlowOwnerRole, ce qui prend du temps, temps qui n'est tout simplement pas nécessaire avec un copropriétaire configuré à l'avance. La situation est encore plus désagréable avec un flux cloud dit non compatible avec les solutions : ici, selon la documentation, le propriétaire ne peut pas être remplacé directement, car le propriétaire fait partie de l'identité du flux. Il ne reste alors que le détour par l'exportation et l'importation, ou la fonction Enregistrer sous, pour retrouver un propriétaire actif.

Ce qu'un copropriétaire dans Power Automate peut vraiment faire

Selon le guide de partage d'un flux cloud, un copropriétaire a pratiquement les mêmes droits que la créatrice ou le créateur d'origine. Concrètement, un copropriétaire peut :

• consulter intégralement l'historique d'exécution du flux
• gérer les propriétés, c'est-à-dire démarrer, arrêter le flux ou mettre à jour les connexions
• modifier la définition, par exemple ajouter ou supprimer des actions ou des conditions
• ajouter ou supprimer d'autres propriétaires, à une exception près
• supprimer entièrement le flux

Cette exception est importante : selon la documentation, un copropriétaire ne peut pas retirer la créatrice ou le créateur d'origine de la liste des propriétaires. Sinon, la règle est simple : contrôle total pour chaque copropriétaire. C'est précisément pour cette raison que, selon Microsoft, ce rôle ne devrait être confié qu'à des personnes ou des groupes en qui vous avez réellement confiance, car un copropriétaire peut modifier ou supprimer le flux tout aussi bien que la personne qui l'a créé.

Configurer un copropriétaire : comment procéder

Ajouter un copropriétaire prend en pratique moins d'une minute :

1. Se connecter à Power Automate et ouvrir Mes flux.

2. Sélectionner le flux souhaité, ouvrir les trois points (⋮) et choisir Partager.

3. Saisir le nom, l'adresse e-mail ou le nom du groupe de la personne qui doit devenir copropriétaire.

Le flux apparaît alors automatiquement pour la personne ajoutée sous Flux d'équipe, et elle peut le gérer à partir de là exactement comme un flux qu'elle aurait créé elle-même. Pour les flux connectés à SharePoint, il est même possible de définir une liste SharePoint entière comme copropriétaire : toute personne disposant de droits de modification sur cette liste obtient alors automatiquement des droits de modification sur le flux, sans qu'il soit nécessaire de gérer les personnes individuellement.

Copropriétaire ou autorisation d'exécution uniquement ? La différence compte

Toute personne devant utiliser un flux n'a pas besoin du contrôle total d'un copropriétaire. Power Automate propose également l'autorisation d'exécution uniquement, qui permet à quelqu'un de déclencher le flux manuellement, par exemple via un bouton, sans voir la logique ni consulter l'historique d'exécution. Le guide sur le partage et les autorisations des flux cloud formule la recommandation sans ambiguïté : les copropriétaires ne devraient être ajoutés qu'en cas de besoin pour collaborer sur un flux ; dans la plupart des cas, l'autorisation d'exécution uniquement suffit largement pour un usage étendu.

Un exemple tiré de la documentation rend la différence concrète : une équipe d'assistance dispose d'un flux qui crée un ticket et envoie une confirmation. Dix collègues doivent pouvoir l'utiliser. En tant qu'utilisateurs disposant uniquement du droit d'exécution, ils peuvent démarrer le flux via le bouton, mais ne peuvent ni le modifier, ni le supprimer, ni consulter son historique. Seule une personne devant réellement participer à la conception ou à la maintenance a besoin du rôle de copropriétaire.

Combien de copropriétaires est-il judicieux d'avoir ?

Chaque copropriétaire supplémentaire est en fait un propriétaire à part entière de plus. Le guide recommande donc d'accorder la copropriété avec parcimonie et de la revoir régulièrement : si, par exemple, un flux a été partagé avec un consultant ou un développeur externe pour un dépannage, l'accès devrait être retiré une fois la tâche terminée, sauf besoin durable. En pratique chez NordFlux, cela signifie : mieux vaut deux à trois copropriétaires fixes par flux critique pour l'activité qu'une longue liste non entretenue. Vous gardez ainsi le contrôle de qui a réellement accès, sans devoir paniquer à chaque changement de personnel.

Ce qu'un copropriétaire ne résout pas

Un copropriétaire atténue le risque d'une défaillance isolée, mais ne remplace pas une gouvernance rigoureuse. Pour les flux vraiment critiques pour l'activité et fonctionnant durablement, il vaut également la peine de se pencher sur les flux compatibles avec les solutions : ce n'est qu'avec ceux-ci que la propriété peut, selon la documentation, être transférée proprement et intégralement, y compris l'historique d'exécution et les références de connexion, et l'ancien comme le nouveau propriétaire deviennent automatiquement copropriétaires après le transfert. Pour les flux non compatibles avec les solutions, même avec un copropriétaire, la créatrice ou le créateur reste toujours techniquement ancré dans le cercle des propriétaires, à moins de passer par le détour de l'exportation, de l'importation ou de la fonction Enregistrer sous.

Liste de contrôle : penser au copropriétaire dès le départ

• Lors de la création d'un nouveau flux, ajouter immédiatement au moins un copropriétaire, et non seulement après le premier incident.
• Pour un usage étendu, accorder l'autorisation d'exécution uniquement plutôt que la copropriété.
• Passer en revue les listes de copropriétaires au moins une fois par trimestre et retirer les accès qui ne sont plus nécessaires.
• Créer si possible les flux critiques pour l'activité comme des flux compatibles avec les solutions, afin que la propriété puisse être transférée proprement par la suite.
• Documenter les responsabilités : qui est le propriétaire principal, qui est copropriétaire, et qui est informé en cas de changement.

Si vous exploitez un environnement Power Automate plus vaste et souhaitez mettre de l'ordre une fois pour toutes dans la gouvernance, les licences et les structures de propriété, vous trouverez de l'aide dans l'offre Power Automate de NordFlux. Ainsi, l'automatisation reste stable même en cas de changement de personnel, et vous gardez à tout moment le contrôle de qui s'occupe de quel flux.

Questions fréquentes

Que peut faire un copropriétaire que le créateur d'origine ne peut pas faire ?

Rien. Selon la documentation, un copropriétaire a les mêmes droits que le créateur, à une seule restriction près : il ne peut pas retirer la créatrice ou le créateur d'origine de la liste des propriétaires. Sinon, les droits de modification, de suppression et de partage sont identiques.

Puis-je retirer un copropriétaire ultérieurement ?

Oui. Sur la page de détails du flux, vous pouvez ouvrir l'édition dans la section Propriétaires, et là, chaque propriétaire ou copropriétaire peut retirer un autre copropriétaire via l'icône de suppression. Important : si cette personne a utilisé ses propres connexions dans le flux, vous devriez ensuite vérifier ces connexions et les mettre à jour si nécessaire.

Que se passe-t-il si le seul propriétaire d'un flux quitte l'entreprise et qu'aucun copropriétaire n'a été configuré ?

Le flux devient un flux orphelin et peut échouer dès qu'il utilise des connexions liées au compte qui n'est plus actif. Les administrateurs doivent alors attribuer manuellement un nouveau copropriétaire dans le centre d'administration Power Platform ou via PowerShell, ce qui est nettement plus laborieux que de le configurer à l'avance.

Vaut-il mieux ajouter beaucoup de copropriétaires ou beaucoup d'utilisateurs avec droit d'exécution uniquement ?

Dans la plupart des cas, des utilisateurs avec droit d'exécution uniquement. Microsoft recommande expressément de limiter la copropriété aux personnes qui participent réellement à la conception ou à la maintenance du flux, et de n'accorder qu'un accès d'exécution à toutes les autres personnes qui doivent simplement utiliser le flux.

La fonction de copropriétaire s'applique-t-elle aussi aux flux de bureau en RPA ?

Oui, avec son propre modèle. Pour les flux de bureau, lors du partage, vous choisissez explicitement entre le rôle Utilisateur, qui ne permet que l'exécution, et le rôle Copropriétaire, qui apporte des droits complets de modification, de partage et de suppression pour le flux de bureau. Le principe est donc le même que pour les flux cloud, seule la dénomination des niveaux d'autorisation diffère légèrement.