Alle Power-Automate-Trigger-Arten auf Deutsch erklärt: automatisiert, sofort, geplant und Trigger-Bedingungen im FAQ-Glossar.
Power Automate kennt vier gängige Bezeichnungen für die Startbedingung eines Flows, und wer bei „automatisiert", „sofort", „geplant" und „instant" nicht sofort weiß, was gemeint ist, verliert schnell den Überblick, besonders wenn deutsche Dokumentation und englische Oberfläche unterschiedliche Wörter benutzen. Dieses Glossar sammelt die wichtigsten deutschen Trigger-Begriffe aus Power Automate an einem Ort, erklärt sie anhand der offiziellen Microsoft-Dokumentation und zeigt, wo im Alltag welcher Trigger sinnvoll ist.
Ob Sie gerade Ihren ersten Cloud-Flow bauen oder nur nachschlagen möchten, was der Unterschied zwischen einem automatisierten und einem sofortigen Flow ist, hier finden Sie kompakte Definitionen mit Beispielen. Am Ende beantworten wir zusätzlich die häufigsten Verständnisfragen rund um Trigger-Arten in Power Automate.
Ein Trigger ist laut der offiziellen Erklärung in den Grundlagen zu Triggern das Ereignis, das einen Cloud-Flow startet. Trifft zum Beispiel eine E-Mail in Ihrem Postfach ein, kann genau dieser Eingang der Auslöser sein, der im Hintergrund eine Benachrichtigung in Microsoft Teams verschickt. Jeder Cloud-Flow braucht genau einen Trigger als ersten Schritt, alles danach sind Aktionen.
Power Automate unterscheidet dabei drei grundsätzliche Flow-Typen, die jeweils an eine bestimmte Art von Trigger gekoppelt sind: automatisiert, sofort und geplant. Diese Einteilung finden Sie auch in der Übersicht über Cloud-Flows wieder, wo Microsoft die drei Typen mit Anwendungsfall, Beispiel und Vorteil gegenüberstellt.
Ein automatisierter Cloud-Flow startet, sobald ein externes Ereignis in einem verbundenen Dienst eintritt, ohne dass jemand aktiv eingreifen muss. Laut Microsoft ist das Standardbeispiel die Ankunft einer E-Mail von einer bestimmten Person oder eine Erwähnung deines Unternehmens in sozialen Medien. Typische Trigger für diesen Flow-Typ:
Wichtig für die Praxis: Nicht jeder Connector bietet automatisierte Trigger an, Sie sind also an das Angebot des jeweiligen Dienstes gebunden. Dafür läuft der Flow komplett im Hintergrund, sobald das Ereignis eintritt, ganz ohne dass Sie selbst etwas anstoßen müssen.
Hier wird es terminologisch interessant: Der offizielle deutsche Flow-Typ heißt in der Power-Automate-Oberfläche „Sofortiger Cloud-Flow", während dieselbe Trigger-Art in einer anderen Tabelle der Microsoft-Dokumentation als „Direkt/manuell" bezeichnet wird. Gemeint ist in beiden Fällen dasselbe: ein Trigger, den ein Mensch aktiv auslöst, etwa durch Tippen auf eine Schaltfläche in der App oder auf dem Smartphone. Das englische Original nennt diesen Flow-Typ „Instant cloud flow", weshalb Sie in Community-Beiträgen und älteren Übersetzungen häufig auch schlicht „Instant" lesen, wenn „sofort" gemeint ist.
Laut der Anleitung zum Erstellen von Flows über Ihr Telefon besteht der Hauptunterschied zu automatisierten Flows genau darin, dass Sie den Flow manuell auslösen, zum Beispiel um Ihr Team schnell an ein Meeting zu erinnern. Typische Einsatzfälle:
Ein geplanter Cloud-Flow läuft zu einem festen Zeitpunkt oder in wiederkehrenden Abständen, unabhängig davon, ob gerade ein Ereignis eintritt oder jemand einen Knopf drückt. Die Grundlage dafür ist der Wiederholungstrigger, im englischen Original „Recurrence" genannt. Laut der Anleitung zum Ausführen von Cloud-Flows nach Zeitplan legen Sie dabei fest:
Beispiel aus der Dokumentation: ein wöchentlicher Projektbericht, der jeden Freitag automatisch verschickt wird, oder ein täglicher Datenupload nach SharePoint. Der Vorteil gegenüber den anderen beiden Trigger-Arten liegt laut Microsoft darin, dass sich vorhersehbare Aufgaben einmalig einrichten lassen, ohne dass Sie für jeden Lauf selbst aktiv werden müssen.
Neben den drei Flow-Typen kennt Power Automate noch einen wichtigen Zusatzbegriff: die Trigger-Bedingung. Damit lässt sich ein Trigger, unabhängig von seiner Art, so einschränken, dass der Flow nur bei bestimmten Werten wirklich ausgeführt wird. Ein SharePoint-Trigger, der bei jeder Änderung an einem Element feuert, lässt sich zum Beispiel per Ausdruck so filtern, dass nur genehmigte Einträge wirklich einen Lauf auslösen. Laut den Grundlagen zu Triggern reduziert das nicht nur unnötige Ausführungen, sondern spart auch API-Anfragen, was besonders bei nutzungsbasierter Abrechnung Kosten senkt.
Wenn Sie unsicher sind, welcher Trigger-Typ zu Ihrem Prozess passt, oder mehrere Flows mit unterschiedlichen Trigger-Arten sauber miteinander verzahnen möchten, unterstützt Sie die Power-Automate-Beratung von NordFlux dabei, die passende Struktur aufzubauen. Sie behalten dabei jederzeit die Kontrolle darüber, welcher Prozess wann und wodurch ausgelöst wird.
Es gibt keinen inhaltlichen Unterschied, beide Begriffe meinen denselben Flow-Typ. „Sofortiger Cloud-Flow" ist die offizielle deutsche Bezeichnung in der Power-Automate-Oberfläche, „Instant" ist der englische Originalbegriff, der in Community-Beiträgen, älteren Anleitungen und manchmal auch in Tabellen der deutschen Dokumentation als „Direkt/manuell" auftaucht.
Ja. Laut Microsoft-Dokumentation lässt sich der Trigger eines vorhandenen Cloud-Flows im Designer löschen und durch einen neuen ersetzen, solange dieser weiterhin der erste Schritt im Flow bleibt. Sie können also zum Beispiel aus einem sofortigen Flow nachträglich einen geplanten machen, müssen dabei aber die Trigger-Konfiguration neu einrichten.
Die kleinste einstellbare Einheit ist eine Minute, Sie können also einen Flow theoretisch minütlich laufen lassen. In der Praxis sollten Sie die Häufigkeit an den tatsächlichen Bedarf und an Ihr Lizenzmodell anpassen, da jede Ausführung als Flow-Lauf zählt und je nach Plan Limits für die Anzahl der Ausführungen gelten.
Nein, die Lizenzierung hängt nicht direkt von der Trigger-Art ab, sondern davon, welche Connectors und wie viele Ausführungen Sie nutzen. Standardconnectors sind bereits in vielen Microsoft-365-Plänen enthalten, für Premium-, lokale oder benutzerdefinierte Connectors brauchen Sie unabhängig vom gewählten Trigger-Typ eine eigenständige Power-Automate-Lizenz.
Dann startet der Flow gar nicht erst. Laut Dokumentation wird in diesem Fall kein Ausführungsverlauf protokolliert und keine Aktion im Flow ausgeführt, wodurch sich unnötige Läufe und der damit verbundene Verbrauch an Power-Platform-Anfragen vermeiden lassen.
Gründer von NordFlux. Sieben Jahre Erfahrung von Web und SEO bis zur Automatisierung im Konzern-Maßstab, heute pragmatisch für den Mittelstand und mit deutscher Datenhoheit.
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