PAD ist (fast) gratis: was die Windows-Lizenz hergibt

Power Automate Desktop taucht bei vielen Windows-Nutzern zum ersten Mal auf, wenn sie in der Windows-Suche „Power Automate" eingeben und feststellen, dass die App bereits vorinstalliert ist oder sich in wenigen Sekunden lädt. Kein Angebot, keine Kreditkarte, keine Testphase mit Ablaufdatum. Das wirft sofort die Frage auf, wie viel robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) tatsächlich im Lieferumfang von Windows 10 und 11 steckt und ab welchem Punkt eine zusätzliche Lizenz nötig wird.

Die kurze Antwort: mehr, als die meisten erwarten, aber mit klaren Grenzen. Mit einer normalen Windows-Installation und einem kostenlosen Microsoft-Konto können Sie Desktop-Flows aufzeichnen, bauen und lokal ausführen, ganz ohne Power Automate Premium. Sobald Sie Flows aber teilen, aus der Cloud auslösen oder unbeaufsichtigt laufen lassen wollen, verlassen Sie den kostenlosen Bereich. Dieser Beitrag zeigt anhand der offiziellen Microsoft-Dokumentation, wo genau diese Grenze verläuft.

Was mit Windows 11 bereits vorinstalliert ist

Unter Windows 11 ist Power Automate Desktop (PAD) fester Bestandteil des Betriebssystems. Laut der Microsoft-Dokumentation zum Einstieg unter Windows 11 reicht es, in der Windows-Suchleiste nach „Power Automate" zu suchen: Die App wird beim ersten Aufruf automatisch heruntergeladen und gestartet. Mitgeliefert wird dabei bereits die vollständige Autorenumgebung, mit mehr als 400 vorgefertigten Aktionen und einem Rekorder, der Maus- und Tastatureingaben in einem Desktop- oder Webbrowser automatisch in Flow-Schritte umwandelt. Sie können damit praktisch jede Microsoft- oder Drittanbieter-Anwendung unter Windows steuern, Daten zwischen Anwendungen und Webseiten austauschen oder Formulare automatisiert ausfüllen, ohne eine Zeile Code zu schreiben.

Unter Windows 10 und Windows Server 2016 ist PAD nicht vorinstalliert, Sie haben laut Microsoft aber trotzdem Nutzungsrechte dafür und laden die App manuell aus dem Microsoft Download Center herunter. Funktional ist das dieselbe Anwendung wie unter Windows 11.

Was die Windows-Lizenz an RPA tatsächlich hergibt

Wie weit diese kostenlose Nutzung reicht, beantwortet Microsoft in den Lizenz-FAQ zu Power Automate ziemlich direkt: Windows-Nutzer können Desktop-Flows in beaufsichtigter RPA für die persönliche Produktivität in der Standardumgebung ausprobieren. Sie können diese Flows aber weder freigeben noch in einer anderen Umgebung als der Standardumgebung anlegen, und sie haben keinen Zugriff auf Cloud-Flows. Für vollständige Cloud-Flows und alle RPA-Funktionen ist laut Microsoft der Power Automate Premium-Plan erforderlich.

Das deckt sich mit dem, was in der Übersicht der Kontotypen in der Setup-Dokumentation aufgeschlüsselt wird. Melden Sie sich mit einem einfachen Microsoft-Konto an, stehen Ihnen der Rekorder, der visuelle Designer, die Browserunterstützung, alle über 400 vorgefertigten Aktionen und sogar die Ausnahmebehandlung zur Verfügung, jeweils mit einem klaren „Ja" markiert. Bei der Konnektivität zu Cloud-Flows, dem Dataverse-Speicher, der Freigabe und Zusammenarbeit sowie der zentralen Verwaltung und Berichterstellung steht dagegen konsequent „Nein" oder „Keine".

Windows Home gegen Pro, Enterprise und Server: ein Unterschied, der leicht übersehen wird

Neben dem Kontotyp spielt auch die Windows-Edition eine Rolle. Die Setup-Dokumentation zeigt eine Tabelle, in der Windows 10 und 11 Home den Windows-Editionen Pro, Enterprise und Server gegenübergestellt werden. Beide Gruppen können mit PAD Flows im Power Automate-Portal erstellen und lokal im beaufsichtigten Modus ausführen. Der Unterschied liegt bei der Cloud-Laufzeit: Nur Pro-, Enterprise- und Server-Editionen können Desktop-Flows überhaupt aus der Cloud auslösen, beaufsichtigt oder unbeaufsichtigt. Läuft Ihr Windows 10 oder 11 Home, bleibt Ihnen dieser Weg von vornherein verschlossen, unabhängig davon, welche Power Automate-Lizenz Sie später dazukaufen.

Wo die kostenlose Nutzung endet

Die Übersicht der Premium-RPA-Funktionen listet detailliert auf, was zusätzlich zur reinen Windows-Nutzung dazukommt, sobald ein Premium- oder Prozess-Plan im Spiel ist. Dazu zählen unter anderem:

• Automatisches Auslösen und Planen von Desktop-Flows aus Cloud-Flows heraus, inklusive Integration in hunderte Cloud-Apps und -Dienste.
• Freigabe und Zusammenarbeit, also das Teilen von Flows im Team mit unterschiedlichen Zugriffsebenen wie Miteigentümer oder Benutzer.
• Zugriff auf mehrere Umgebungen statt nur der einen Standardumgebung, inklusive rollenbasiertem Zugriff.
• Zentralisierte Flow-Verwaltung, Überwachung und Warteschlangen im Power Automate-Portal.
• Unbeaufsichtigte RPA, bei der ein Flow ohne angemeldeten Nutzer und ohne Bildschirmzugriff läuft.
• Zugriff auf Premium- und benutzerdefinierte Connectors sowie AI Builder-Guthaben für KI-gestützte Automatisierung.

Wichtig ist dabei die Feststellung aus der Übersicht der Lizenztypen: Die kostenlose Power Automate-Lizenz für Arbeits- oder Schulkonten erlaubt zwar bereits das Erstellen und lokale Ausführen von Desktop-Flows, aber Konnektoren sind auf den Standardumfang begrenzt, und Cloud-Flows lassen sich nicht freigeben. Wer unbeaufsichtigt automatisieren will, benötigt laut Dokumentation zwingend die Power Automate Process-Lizenz für die betreffende Maschine.

Wann sich Power Automate Premium tatsächlich lohnt

Für einzelne, wiederkehrende Aufgaben auf dem eigenen Rechner reicht die Windows-Lizenz in vielen Fällen völlig aus: Preise von Webseiten abgleichen, Excel-Tabellen automatisch befüllen, Dateien konvertieren oder Formulare ausfüllen sind klassische Beispiele, die Microsoft selbst in der Dokumentation nennt. Sobald aber mehrere Personen denselben Flow nutzen sollen, ein Flow nachts ohne angemeldeten Nutzer laufen muss oder eine zentrale Übersicht über alle Automatisierungen im Unternehmen gebraucht wird, ist die Grenze der kostenlosen Nutzung erreicht. Genau an diesem Punkt setzen wir bei NordFlux an: Als digitale Mitarbeiter bauen wir Ihnen Automatisierungen, die von Anfang an so aufgesetzt sind, dass sie sauber vom persönlichen Test in den produktiven, geteilten oder unbeaufsichtigten Betrieb wachsen können. Sie behalten dabei jederzeit die Kontrolle darüber, was automatisiert läuft und wer worauf Zugriff hat.

Häufige Fragen

Brauche ich für Power Automate Desktop ein kostenpflichtiges Microsoft 365-Abo?

Nein. Für das Erstellen und lokale, beaufsichtigte Ausführen von Desktop-Flows reicht laut Microsoft-Dokumentation ein normales Microsoft-Konto oder ein Arbeits- oder Schulkonto aus. Ein kostenpflichtiges Abo wird erst nötig, sobald Sie Flows teilen, aus der Cloud auslösen oder unbeaufsichtigt betreiben wollen.

Kann ich mit der kostenlosen Nutzung Flows zeitgesteuert oder automatisch starten lassen?

Nur eingeschränkt. Über eine Desktop-Verknüpfung oder eine Ausführungs-URL lässt sich ein beaufsichtigter Flow lokal auslösen, das gehört laut Dokumentation aber bereits zu den Premium-Funktionen. Eine echte automatische Auslösung oder Zeitplanung aus einem Cloud-Flow heraus setzt in jedem Fall die Premium- oder Prozess-Lizenz voraus.

Funktioniert Power Automate Desktop auch unter Windows 10 oder 11 Home?

Ja, Sie können Flows erstellen und lokal beaufsichtigt ausführen. Laut der Voraussetzungs-Dokumentation können Home-Editionen Desktop-Flows aber nicht aus der Cloud auslösen, weder beaufsichtigt noch unbeaufsichtigt. Dafür sind Windows 10/11 Pro, Enterprise oder Server nötig.

Was passiert, wenn ich einen mit der Windows-Lizenz gebauten Flow mit einem Kollegen teilen will?

Das ist mit der reinen Windows-Nutzung nicht möglich. Freigabe und Zusammenarbeit an Flows gehören laut Microsoft ausdrücklich zu den Premium-Funktionen, ebenso wie der Zugriff auf mehrere Umgebungen. Ohne Premium- oder Testlizenz bleibt ein Flow auf Ihr eigenes Konto und die Standardumgebung beschränkt.

Lohnt sich die 90-Tage-Testversion, um Premium-Funktionen auszuprobieren?

Wenn Sie unbeaufsichtigte Automatisierung, Freigabe oder Premium-Connectors testen wollen, ja. Die Power Automate-Testlizenz bietet laut Dokumentation dieselben Funktionen wie die Premium-Lizenz, zusätzlich sogar den unbeaufsichtigten Modus, allerdings zeitlich begrenzt auf 90 Tage und ohne die vollen AI Builder-Guthaben der bezahlten Lizenz.