Lexoffice mit n8n automatisieren: Belege, Rechnungen, Kontakte

Lexoffice lässt sich mit n8n automatisieren, obwohl es keinen offiziellen n8n-Node für Lexoffice gibt: Die Lösung ist der HTTP Request Node, der direkt gegen die öffentliche Lexoffice-API spricht und dort Belege abruft, Rechnungen anlegt oder Kontakte synchronisiert. Dafür braucht es einen persönlichen API-Schlüssel aus dem Lexoffice-Account, den n8n als Bearer-Token im Authorization-Header mitschickt, sowie eine im HTTP Request Node hinterlegte Header-Auth-Credential. Die produktive API läuft seit Mai 2025 unter der Domain api.lexware.io und ist auf maximal zwei Anfragen pro Sekunde begrenzt. Stand: Juli 2026.

Warum gibt es keinen nativen n8n-Node für Lexoffice?

Lexoffice gehört nicht zu den von n8n offiziell integrierten Diensten, weshalb Workflows den generischen HTTP Request Node nutzen müssen statt eines fertigen Lexoffice-Nodes. n8n unterstützt für solche Fälle mehrere generische Authentifizierungsmethoden im HTTP Request Node, darunter Header Auth, Basic Auth, OAuth2 und Query Auth (n8n-Dokumentation zum HTTP Request Node). Für Lexoffice ist Header Auth die passende Wahl, weil die API Bearer-Token-Authentifizierung über den Authorization-Header verlangt. Der Preis für diese Flexibilität: Endpunkte, Felder und Fehlerbehandlung müssen manuell nachgebaut werden, und bei API-Änderungen seitens Lexoffice muss der Workflow eigenständig gepflegt werden, statt automatisch mit einem Node-Update zu funktionieren.

Wie authentifiziert man n8n gegenüber der Lexoffice-API?

Die Authentifizierung läuft über einen persönlichen API-Schlüssel, den Sie im Lexoffice-Account unter den Einstellungen der öffentlichen API erzeugen und als Bearer-Token im Authorization-Header jeder Anfrage mitschicken (Lexware-API-Dokumentation). In n8n legen Sie dafür beim HTTP Request Node eine Header-Auth-Credential mit dem Namen Authorization und dem Wert Bearer gefolgt vom Schlüssel an. Wichtig für die Workflow-Planung sind zwei technische Eckpunkte:

• Basis-URL: Seit dem 26. Mai 2025 läuft die produktive API unter https://api.lexware.io, die alte lexoffice.io-Adresse ist inzwischen abgelöst.
• Rate Limit: Die API erlaubt maximal zwei Requests pro Sekunde, bei Überschreitung antwortet sie mit HTTP 429, weshalb größere Synchronisationsläufe eine gedrosselte Schleife oder eine Wait-Node im Workflow brauchen.

Wie ruft man mit n8n neue Belege aus Lexoffice ab?

Neue Belege lassen sich über den GET-Endpunkt /v1/voucherlist abrufen, der sich per Query-Parameter nach Belegtyp, Status und Erstellungs- oder Änderungsdatum filtern lässt. In n8n konfigurieren Sie den HTTP Request Node mit Methode GET und der URL https://api.lexware.io/v1/voucherlist, ergänzt um Parameter wie voucherType, voucherStatus und createdDateFrom, um zum Beispiel nur offene Rechnungen der letzten 24 Stunden zu holen. Die Antwort ist paginiert, mit einer Standardgröße von 25 Einträgen pro Seite und Feldern wie totalPages und totalElements, weshalb ein vollständiger Abgleich eine Pagination-Schleife braucht. Ein typisches Muster: Ein Cron-Trigger startet den Workflow stündlich, holt neue oder geänderte Belege und schreibt sie in eine Tabelle oder ein internes Dashboard weiter.

Wie legt man per n8n neue Rechnungen in Lexoffice an?

Neue Rechnungen entstehen über einen POST-Request an /v1/invoices, bei dem der JSON-Body Kunde, Rechnungspositionen und Steuersätze enthält. Im HTTP Request Node wählen Sie Methode POST, setzen den Content-Type auf application/json und übergeben den Rechnungskörper entweder aus vorherigen Workflow-Daten oder aus einer Set-Node, die die Felder passend zum Lexoffice-Schema zusammenbaut. Ein Praxisbeispiel: Ein Bestellabschluss im Onlineshop löst per Webhook einen n8n-Workflow aus, der Kundendaten und Positionen automatisch in das von Lexoffice erwartete Format überträgt und die Rechnung anlegt. Die API validiert das Schema strikt, weshalb sich Testläufe mit echten Testdaten lohnen, bevor ein solcher Workflow produktiv geschaltet wird.

Wie synchronisiert man Kontakte zwischen n8n und Lexoffice?

Kontakte lassen sich über GET /v1/contacts mit Filtern wie E-Mail oder Name abfragen und über POST /v1/contacts neu anlegen, was einen Abgleich zwischen Lexoffice und einem CRM oder einer Tabelle ermöglicht. Ein gängiges Muster prüft per GET, ob bereits ein Kontakt mit einer bestimmten E-Mail-Adresse existiert, und legt ihn nur bei Bedarf per POST neu an, um Dubletten zu vermeiden. Für Unternehmen, die Lexoffice als Buchhaltung neben einem separaten CRM nutzen, spart das die doppelte manuelle Pflege von Kontaktdaten. Wer solche mehrstufigen Workflows mit Fehlerbehandlung, Rate-Limit-Steuerung und Monitoring dauerhaft betreiben will, findet bei NordFlux Unterstützung beim Aufbau von n8n-Workflows, inklusive der Einschätzung, welche Prozesse sich technisch und wirtschaftlich überhaupt lohnen.

Häufige Fragen zu Lexoffice und n8n

Gibt es einen offiziellen Lexoffice-Node für n8n?

Nein, n8n bietet keinen offiziellen, nativen Node für Lexoffice, deshalb läuft die Anbindung über den generischen HTTP Request Node gegen die öffentliche Lexoffice-API. Das bedeutet mehr Konfigurationsaufwand als bei einem fertigen Node, aber technisch sind alle Kernfunktionen wie Belege, Rechnungen und Kontakte über die API erreichbar. Mit einer einmal eingerichteten Header-Auth-Credential lassen sich beliebig viele Workflow-Schritte auf denselben Zugang stützen.

Wie hoch ist das Rate Limit der Lexoffice-API?

Die Lexoffice-API begrenzt Anfragen auf maximal zwei Requests pro Sekunde, bei Überschreitung antwortet sie mit dem HTTP-Statuscode 429. In n8n-Workflows mit vielen Datensätzen sollten Sie deshalb eine Wait-Node oder eine gedrosselte Schleife einbauen, um das Limit nicht zu reißen. Bei größeren Synchronisationen, etwa mehreren hundert Kontakten, macht sich das in der Laufzeit bemerkbar und sollte bei der Workflow-Planung eingerechnet werden.

Welche Basis-URL nutzt die Lexoffice-API aktuell?

Seit dem 26. Mai 2025 läuft die produktive Lexoffice-API unter der Domain api.lexware.io, die alte Adresse unter lexoffice.io wurde inzwischen abgelöst. n8n-Workflows, die noch die alte URL verwenden, sollten auf die neue Basis-URL umgestellt werden, um Fehler zu vermeiden. Der API-Schlüssel selbst bleibt davon unberührt und wird weiterhin im Lexoffice-Account verwaltet.

Was passiert, wenn Lexoffice die API ändert?

Da die Anbindung über selbst gebaute HTTP-Requests läuft statt über einen gepflegten n8n-Node, muss der Workflow bei Schema- oder Endpunktänderungen manuell angepasst werden. Das ist der Preis für die Flexibilität eines individuellen Musters: Es gibt keinen automatischen Update-Mechanismus, wie ihn ein offiziell gepflegter Node hätte. Wer diesen Wartungsaufwand nicht selbst tragen will, sollte ihn bei der Planung fest einkalkulieren.