Power-Automate-Discovery-Sprint: Was zwei Wochen wirklich liefern

Viele Mittelständler kaufen einen Automatisierungs-Piloten, ohne belastbar zu wissen, welcher Prozess sich lohnt und wie viel Aufwand die Umsetzung wirklich kostet. Ein zweiwöchiger Power-Automate-Discovery-Sprint soll genau diese Lücke schließen, bevor Lizenzen bestellt und Entwicklungsstunden gebucht werden.

Was ein solcher Sprint tatsächlich liefert, unterscheidet sich oft von der Erwartung. Er ist eine strukturierte Bestandsaufnahme mit belastbarer Aufwandsschätzung, keine fertige Automatisierung und keine Erfolgsgarantie. Dieser Beitrag legt offen, was in zwei Wochen realistisch entsteht und wo die Grenzen liegen.

Was liefert ein zweiwöchiger Power-Automate-Discovery-Sprint konkret?

Ein Power-Automate-Discovery-Sprint liefert innerhalb von zwei Wochen drei feste Ergebnisse: eine dokumentierte Ist-Prozessaufnahme, eine priorisierte Liste an Quick-Wins und eine Aufwandsschätzung in Personentagen für die anschließende Umsetzung.

Die Ist-Prozessaufnahme entsteht aus Interviews mit den Fachbereichen und einem Blick in die tatsächlich genutzten Systeme, nicht aus dem, was im Organigramm steht. Dabei zeigt sich regelmäßig, dass der gelebte Prozess von der offiziellen Beschreibung abweicht, etwa weil einzelne Mitarbeitende Ausnahmen manuell in Excel nachpflegen.

Aus dieser Aufnahme entsteht die Quick-Win-Liste: Teilschritte, die sich mit vertretbarem Aufwand automatisieren lassen, bewertet nach Nutzen und Umsetzungsaufwand. Nicht jeder gefundene Engpass landet oben auf der Liste, manche Prozesse sind zu selten, zu variabel oder zu eng an eine einzelne Person gebunden, um sich kurzfristig zu lohnen.

Wie entsteht die Aufwandsschätzung, und welche Lizenzkosten fließen ein?

Die Aufwandsschätzung im Sprint umfasst zwei Ebenen: Personentage für die Entwicklung und die laufenden Lizenzkosten, die je nach Automatisierungstyp stark variieren. Power Automate Premium kostet 15 US-Dollar pro Nutzer und Monat für digitale Prozessautomatisierung, während eine Power-Automate-Process-Lizenz für unbeaufsichtigte RPA-Bots 150 US-Dollar pro Bot und Monat kostet (Quelle: Microsoft, Power Automate Licensing FAQ).

Dieser Unterschied entscheidet oft darüber, ob sich ein Quick-Win rechnet. Ein Prozess, der zehn Nutzer mit Premium-Lizenz betrifft, kostet im Monat deutlich weniger als ein einzelner unbeaufsichtigter Bot mit Process-Lizenz, selbst wenn der Bot auf den ersten Blick die elegantere Lösung wirkt. Diese Rechnung gehört für uns fest in die Aufwandsschätzung, nicht erst in die Umsetzungsphase.

Für die Priorisierung der Prozesse orientieren wir uns an Microsofts eigenem Vorgehen für Automatisierungs-Center-of-Excellence-Teams, das Prozessauswahl konsequent über den erwarteten Return on Investment und nicht über Bauchgefühl steuert (Quelle: Microsoft, Holistic Enterprise Automation Techniques (HEAT)).

Was liefert der Sprint bewusst nicht?

Der Discovery-Sprint liefert weder eine fertige Implementierung noch eine Garantie auf Return on Investment ohne die anschließende Umsetzungsphase. Beides würde in zwei Wochen auch handwerklich nicht sauber gehen: Entwicklung, Test mit echten Daten und Fehlerbehandlung brauchen Zeit, die im Sprint für die Analyse reserviert ist.

Diese Grenze ist kein Verkaufsargument, sondern eine reale Fehlerquelle, wenn sie ignoriert wird. Der Beratungskonzern EY beobachtete bei Kunden über Jahre, dass 30 bis 50 Prozent der ersten RPA-Projekte scheitern, häufig weil Unternehmen einen Prozess automatisieren, der komplexer oder variabler ist als ursprünglich angenommen (Quelle: EY, Get ready for robots).

Genau dieses Risiko soll die Ist-Prozessaufnahme im Sprint reduzieren, indem Ausnahmen und Sonderfälle vor der Entwicklung sichtbar werden statt erst im Test. Eliminieren lässt sich das Risiko dadurch nicht vollständig, denn ob eine Automatisierung im Alltag hält, zeigt sich endgültig erst nach dem Go-live der Umsetzungsphase.

Ein ehrliches Ergebnis gehört ebenfalls zum Sprint: Wenn die Aufnahme zeigt, dass sich ein Prozess aktuell nicht lohnt, etwa weil er zu selten läuft oder gerade grundlegend umgebaut wird, sagen wir das auch so. Mehr zu unserem Vorgehen in der Power-Automate-Beratung findet sich in der zugehörigen Leistungsbeschreibung.

Wie sieht ein Sprint in der Praxis aus? Ein Ablaufschema aus einem NordFlux-Projekt

Bei einem Handwerksbetrieb mit rund 40 Mitarbeitenden lief der Sprint in zwei klar getrennten Wochen. In Woche eins standen am ersten Tag Kickoff und Systemzugriffe, danach folgten drei Tage Interviews mit Buchhaltung, Disposition und Auftragsannahme, begleitet von einer Prozessaufnahme des Rechnungseingangs und der Auftragsabwicklung direkt an den genutzten Systemen.

In Woche zwei wurden die aufgenommenen Prozesse gegeneinander priorisiert, Aufwandsschätzungen in Personentagen je Quick-Win erstellt und am letzten Tag in einem Ergebnistermin mit der Geschäftsführung vorgestellt. Ergebnis war eine Liste von vier Quick-Wins, angeführt vom automatisierten Rechnungseingang, mit Aufwandsschätzung, empfohlener Lizenzform und einer klaren Reihenfolge für die Umsetzung, aber ohne eine einzige Zeile produktiven Flows.

Die Entscheidung, ob und in welcher Reihenfolge umgesetzt wird, blieb bewusst beim Kunden. Das ist der Kern der Zusagen aus unserer Positionierung: Der Kunde behält die Kontrolle über Umfang, Tempo und Budget der Automatisierung, der Sprint liefert dafür die Faktenbasis.

Häufige Fragen

Ersetzt der Discovery-Sprint die spätere Umsetzung?

Nein. Der Sprint liefert die Analyse und Priorisierung, die Entwicklung, der Test mit echten Daten und der produktive Rollout folgen als eigene, separat beauftragte Umsetzungsphase.

Brauchen wir schon Power-Automate-Lizenzen, um den Sprint zu starten?

Nein. Der Sprint läuft weitgehend werkzeugunabhängig über Interviews und Systemsichtung. Welche Lizenzform am Ende sinnvoll ist, Premium pro Nutzer oder Process pro Bot, ist selbst Teil des Ergebnisses.

Was passiert, wenn sich am Ende kein Prozess lohnt?

Dann ist das ein valides Ergebnis. Ein ehrliches Nein vor der Investition ist günstiger als ein gescheitertes Automatisierungsprojekt danach, gerade angesichts der hohen Fehlerquote unzureichend vorbereiteter RPA-Projekte.

Wie schnell kann nach dem Sprint die Umsetzung starten?

Nach dem Ergebnistermin liegt ein priorisiertes Angebot mit Aufwandsschätzung vor. Der Start der Umsetzung hängt dann von der Entscheidung des Kunden ab, technisch ist ein direkter Anschluss möglich.

Gibt es eine Garantie auf einen bestimmten ROI aus dem Sprint?

Nein. Der Sprint liefert eine Schätzung auf Basis der Ist-Aufnahme, kein Versprechen. Der tatsächliche Nutzen hängt von der sauberen Umsetzung, der Datenqualität und der Prozessstabilität nach dem Go-live ab.