Microsoft 365 Preiserhöhung 2026: was der Mittelstand jetzt prüfen sollte

Zum 1. Juli 2026 hat Microsoft die Preise für Microsoft 365 angehoben. Für viele Betriebe im Mittelstand fällt die Erhöhung mit der Budgetplanung fürs zweite Halbjahr zusammen, und damit steht eine unangenehme Frage im Raum: Zahlen wir künftig mehr für dieselben Lizenzen, oder bekommen wir auch etwas dafür? Dieser Beitrag ordnet die Microsoft-365-Preiserhöhung 2026 ein und zeigt, was Sie an Ihren Lizenzen jetzt prüfen sollten.

Die kurze Antwort: was ändert sich bei den Microsoft-365-Preisen 2026?

Zum 1. Juli 2026 steigen die Listenpreise für die meisten kommerziellen Microsoft-365-Pläne, laut Microsofts offizieller Ankündigung je nach Plan um rund 5 bis 16 Prozent. Microsoft 365 Business Standard steigt von 12,50 auf 14,00 US-Dollar pro Nutzer und Monat (plus 12 Prozent), Business Basic von 6,00 auf 7,00 US-Dollar (plus 16 Prozent), Business Premium bleibt mit 22,00 US-Dollar unverändert. Gleichzeitig baut Microsoft die kostenlose Copilot-Chat-Funktion tiefer in die Office-Apps ein. Bestehende Verträge laufen bis zur nächsten Verlängerung zu den alten Preisen weiter.

Wichtig zur Einordnung: Das sind die von Microsoft veröffentlichten Listenpreise in US-Dollar. Die Euro-Preise können je nach Land, Vertragsweg und Partner abweichen und werden erst kurz vor dem Stichtag final ausgewiesen. Prüfen Sie Ihren konkreten Euro-Preis deshalb an Ihrer eigenen Rechnung, nicht an der Dollar-Liste.

Welche Pläne bei der Microsoft-365-Preiserhöhung teurer werden

Betroffen sind die kommerziellen Suiten für Business und Enterprise. Die von Microsoft veröffentlichten Änderungen (Listenpreise in US-Dollar pro Nutzer und Monat):

• Microsoft 365 Business Basic: 6,00 auf 7,00 US-Dollar (plus 16 Prozent)
• Microsoft 365 Business Standard: 12,50 auf 14,00 US-Dollar (plus 12 Prozent)
• Microsoft 365 Business Premium: unverändert 22,00 US-Dollar
• Microsoft 365 E3: 36 auf 39 US-Dollar (plus 8 Prozent), Microsoft 365 E5: 57 auf 60 US-Dollar (plus 5 Prozent)
• Office 365 E3: 23 auf 26 US-Dollar (plus 13 Prozent), Office 365 E5: 38 auf 41 US-Dollar (plus 8 Prozent)

Die eigenständigen Copilot- und Teams-Lizenzen sind laut Microsoft nicht Teil dieser Preisrunde. Für bestehende Kunden gilt: Der neue Preis greift erst bei der nächsten Verlängerung, nicht mitten im laufenden Vertrag. Die neuen Funktionen werden dagegen schon ab Juni 2026 ausgerollt, mit 30 Tagen Vorankündigung im Message Center Ihres Tenants.

Was Sie für den Aufpreis bekommen: Copilot Chat in den Office-Apps

Microsoft begründet die Erhöhung mit neuen Funktionen aus KI, Sicherheit und Geräteverwaltung. Der sichtbarste Teil ist Copilot Chat, das künftig direkt in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und OneNote steckt und auf Postfach- und Kalenderkontext zugreifen kann. Business-Pläne bekommen zusätzlich 50 GB mehr Postfachspeicher, Basic und Standard den Klickzeit-Schutz für Links in Outlook. Enterprise-Pläne wie Microsoft 365 E3 bündeln neu unter anderem Microsoft Defender for Office Plan 1 und mehrere Intune-Funktionen ein, die vorher teils einzeln kosteten.

Entscheidend ist eine Unterscheidung, die in der Praxis oft durcheinandergeht: Copilot Chat ist die kostenlose, in den eligible Microsoft-365-Plänen enthaltene Chatfunktion. Der volle Microsoft 365 Copilot, der Inhalte in Word, Excel und PowerPoint erzeugt und eigene Agenten ausführt, bleibt ein kostenpflichtiges Add-on von rund 30 US-Dollar pro Nutzer und Monat. Was dieser volle Copilot im Alltag leistet, haben wir im Beitrag Microsoft Copilot: Nutzen für den Mittelstand ausführlich beschrieben.

Lizenz-Rechtecheck: zahlen Sie für das, was Sie wirklich nutzen?

Eine Preiserhöhung ist der beste Anlass, den Lizenzbestand einmal ehrlich durchzugehen. In vielen Betrieben laufen Lizenzen mit, die niemand mehr braucht, oder Nutzer sitzen auf einem teureren Plan als nötig. Drei Prüfpunkte, die sich fast immer lohnen:

• Karteileichen: Gibt es zugewiesene Lizenzen für ausgeschiedene Mitarbeiter oder Testkonten? Jede davon kostet ab Juli mehr.
• Planhöhe: Braucht wirklich jeder Nutzer Business Standard, oder reicht für Beschäftigte ohne festen Rechnerplatz eine günstigere Frontline- oder Basic-Lizenz?
• Doppelfunktionen: Bezahlen Sie Zusatztools separat, die in Ihrem Plan ab Juli ohnehin enthalten sind, etwa Link-Schutz oder Teile von Intune?

Diese Einordnung ersetzt keine rechtliche Lizenzberatung, sie zeigt aber, wo der Hebel liegt. Wer die Erhöhung nicht einfach schluckt, sondern gleichzeitig ungenutzte Lizenzen abbaut, kommt oft unter dem Strich günstiger heraus als vorher.

Ist die Copilot-Automatisierung den Aufpreis wert?

Der höhere Grundpreis bringt Copilot Chat mit, den echten Automatisierungsnutzen liefert aber meist erst der volle Copilot oder eine gezielte Prozessautomatisierung darum herum. Die Faustregel: Der Aufpreis rechnet sich dort, wo er wiederkehrende Handarbeit ersetzt, nicht dort, wo er nur eine schnellere Suchleiste ist. Ein Vertrieb, der täglich Angebote und Mails formuliert, holt einen Copilot schneller wieder rein als eine Abteilung, die ihn zweimal im Monat öffnet.

Ob sich Copilot für Ihre Rollen lohnt, klären Sie am besten an konkreten Aufgaben statt am Funktionskatalog. Wir schauen uns in einer Copilot-Einführung an, welche Tätigkeiten in Ihrem Betrieb wirklich Zeit fressen, und automatisieren die Prozesse rund um Microsoft 365 dort, wo es messbar entlastet. Wie das über Copilot hinaus aussieht, zeigt unsere Seite zur Microsoft-365-Automatisierung.

Was der Mittelstand jetzt konkret tun sollte

Für die Budgetplanung im zweiten Halbjahr 2026 sind drei Schritte sinnvoll. Erstens: Rechnen Sie die Erhöhung für Ihren Lizenzmix auf Euro-Basis durch und legen Sie den Betrag zurück. Zweitens: Nutzen Sie den Stichtag für den Rechtecheck und räumen Sie ungenutzte Lizenzen aus. Drittens: Entscheiden Sie beim vollen Copilot rollenweise mit einer kleinen Pilotgruppe. So zahlen Sie den Aufpreis nur dort, wo er zurückkommt, und behalten die Kontrolle über Ihr Budget.

Häufige Fragen

Wann tritt die Microsoft-365-Preiserhöhung in Kraft?

Die neuen Preise gelten ab dem 1. Juli 2026. Die neuen Funktionen werden ab Juni 2026 schrittweise ausgerollt, mit 30 Tagen Vorankündigung im Message Center. Bestehende Verträge bleiben bis zur nächsten Verlängerung zum alten Preis.

Um wie viel steigen die Microsoft-365-Preise 2026?

Je nach Plan um rund 5 bis 16 Prozent. Business Standard steigt von 12,50 auf 14,00 US-Dollar (plus 12 Prozent), Business Basic von 6,00 auf 7,00 US-Dollar (plus 16 Prozent), Business Premium bleibt unverändert. Das sind Listenpreise in US-Dollar; der Euro-Preis kann abweichen und wird kurz vor dem Stichtag final ausgewiesen.

Ist Copilot jetzt kostenlos in Microsoft 365 enthalten?

Copilot Chat ist ab Juli 2026 in den meisten Microsoft-365-Plänen enthalten und wird tiefer in die Office-Apps eingebaut. Der volle Microsoft 365 Copilot, der Inhalte erstellt und Agenten ausführt, bleibt ein kostenpflichtiges Add-on von rund 30 US-Dollar pro Nutzer und Monat und ist in dieser Preisrunde nicht enthalten.

Muss ich als bestehender Kunde sofort mehr zahlen?

Nein. Der neue Preis greift erst bei der nächsten Verlängerung Ihres Abonnements, nicht mitten im laufenden Vertrag. Die neuen Funktionen kommen dagegen unabhängig davon in Ihren Tenant, angekündigt über das Message Center.

Lohnt sich wegen der Erhöhung ein Wechsel des Plans?

Manchmal. Es lohnt sich, den Lizenzbestand zu prüfen: ungenutzte Lizenzen abbauen, Nutzer ohne festen Rechnerplatz auf günstigere Pläne umstellen und Zusatztools streichen, die im Plan ab Juli ohnehin enthalten sind. Ein pauschaler Wechsel ohne diese Analyse spart dagegen selten Geld.