Microsoft 365 Backup: was Microsoft sichert und was nicht

Microsoft sichert Ihre Daten mit den Standardfunktionen von Microsoft 365, also Papierkorb, Dateiversionen und Aufbewahrungsrichtlinien, nur begrenzt und ausdrücklich nicht im Sinne eines vollständigen Backups. Ein echtes Backup mit langfristiger, von Löschrichtlinien unabhängiger Wiederherstellung bietet erst der separate, kostenpflichtige Dienst Microsoft 365 Backup. Ohne diesen Zusatzdienst landen gelöschte SharePoint- und OneDrive-Inhalte nach spätestens 93 Tagen im Papierkorb endgültig in der Löschung, und Microsoft erklärt in den eigenen FAQ ausdrücklich, warum Standardversionen, Notfallwiederherstellung und rechtliche Aufbewahrung ein echtes Backup nicht ersetzen. Stand: August 2026.

Was deckt Microsoft 365 Backup ab, und was kostet der Dienst?

Microsoft 365 Backup sichert laut der Produktübersicht SharePoint-Sites, OneDrive-Konten und Exchange-Online-Postfächer mit einer Aufbewahrungsdauer von jeweils einem Jahr. Abgerechnet wird nutzungsbasiert mit 0,15 US-Dollar pro geschütztem Gigabyte und Monat, Wiederherstellungen selbst sind kostenlos; es handelt sich also um ein Pay-as-you-go-Modell statt einer klassischen nutzerbasierten Lizenz. Für OneDrive und SharePoint liegen die Wiederherstellungspunkte im Abstand von zehn Minuten für die zurückliegenden zwei Wochen, danach folgen wöchentliche Wiederherstellungspunkte für bis zu 52 Wochen zurück, bei Exchange Online gilt der Zehn-Minuten-Takt für die vollen 52 Wochen.

Was passiert mit gelöschten Daten ohne den Zusatzdienst Backup?

Ohne Microsoft 365 Backup landen gelöschte SharePoint-Inhalte zunächst im Site-Papierkorb, aus dem sie nach insgesamt 93 Tagen über beide Papierkorb-Stufen hinweg endgültig gelöscht werden. Für OneDrive-Konten gelöschter Nutzer gilt standardmäßig eine Aufbewahrung von 30 Tagen, die Administratoren auf einen Wert zwischen 30 und 3.650 Tagen anpassen können. Diese Fristen laufen unabhängig von Microsoft 365 Backup und sind der eigentliche Grund, warum viele Unternehmen erst nach einem konkreten Datenverlust merken, dass der Standard-Papierkorb kein Backup-Ersatz ist.

Warum reichen Dateiversionen und Notfallwiederherstellung laut Microsoft nicht als Backup?

Microsoft beantwortet das in den FAQ zu Microsoft 365 Backup mit drei klaren Abgrenzungen. Eine Notfallwiederherstellungskopie (Disaster Recovery) hält nur den aktuellen Stand der Inhalte vor, keine historischen Versionen aus der Vergangenheit. Dateiversionen erlauben zwar einzelnen Nutzern eine Wiederherstellung früherer Stände, skalieren aber nicht für einen großflächigen, von einem Administrator koordinierten Wiederherstellungsfall und können durch ein vom Administrator gesetztes Versionslimit vorzeitig ausgeschöpft sein. Rechtliche Aufbewahrungen (Legal Holds) wiederum sind für den Export etwa im Rahmen von eDiscovery optimiert, nicht für eine massenhafte Wiederherstellung. Auf die Frage, ob sich an der grundsätzlichen Haltung zur geteilten Verantwortung für den Datenschutz etwas geändert habe, antwortet Microsoft in den FAQ, die Position sei unverändert, es gebe inzwischen nur mehr Werkzeuge, um dieser Verantwortung nachzukommen.

Wie unabhängig ist das Backup von Löschrichtlinien und gelöschten Konten?

Aufbewahrungs- und Löschrichtlinien aus Microsoft Purview wirken sich laut Microsoft nicht auf die Backup-Aufbewahrung aus, diese bleibt vollständig von solchen Richtlinien isoliert und folgt ausschließlich der eigenen, fest auf ein Jahr eingestellten Backup-Richtlinie. Zusätzlich gibt es eine 90-tägige Erholungsfrist, innerhalb derer sich bestehende Backups nach einem Offboarding des Dienstes noch wiederherstellen lassen. Wird ein Nutzerkonto in Microsoft Entra ID gelöscht, bleibt das Backup des OneDrive-Kontos oder Postfachs laut den FAQ trotzdem ein Jahr ab dem Erstellungsdatum der jeweiligen Sicherung erhalten. Für Unternehmen, die ihre Microsoft-365-Umgebung ohnehin im Rahmen einer größeren Automatisierungsberatung überarbeiten, lohnt es sich, die Backup-Strategie gleich mit zu prüfen, statt sie separat nachzuziehen.

Häufige Fragen zu Microsoft 365 Backup

Was kostet Microsoft 365 Backup?

Der Dienst kostet 0,15 US-Dollar pro Gigabyte geschützter Daten und Monat für OneDrive, SharePoint und Exchange Online, Wiederherstellungen selbst sind kostenlos. Es handelt sich um ein nutzungsbasiertes Pay-as-you-go-Modell, keine klassische Lizenz pro Nutzer.

Reicht der SharePoint-Papierkorb als Ersatz für ein echtes Backup?

Nein. Der Site-Papierkorb hält gelöschte Inhalte über beide Stufen hinweg insgesamt 93 Tage vor, danach sind sie endgültig weg. Anders als Microsoft 365 Backup bietet der Papierkorb zudem keine von einem Administrator koordinierte Wiederherstellung großer Datenmengen nach einem Ransomware-Vorfall.

Kann ich jede SharePoint-Site mit Microsoft 365 Backup sichern?

Nein. Einige Vorlagen sind laut Microsoft ausgenommen, darunter SharePoint-Embedded-Container, das Review Center, das Policy Center, die Tenant-Admin-Site und der MySite-Host. Die meisten regulären SharePoint-Vorlagen werden dagegen unterstützt.

Was passiert mit dem Backup, wenn ein Nutzerkonto gelöscht wird?

Wird ein Nutzer aus Microsoft Entra ID gelöscht, bleibt das zugehörige OneDrive- oder Postfach-Backup laut Microsoft trotzdem ein Jahr ab dem Erstellungsdatum der jeweiligen Sicherung erhalten. Für Exchange lässt sich das betroffene Postfach über den Prozess zur Wiederherstellung inaktiver Postfächer reaktivieren, solange die Backup-Richtlinie weiterläuft.