Empfangen ab 2025, ausstellen ab 2027 oder 2028: Welche Frist der E-Rechnungspflicht für Ihren Betrieb gilt und wovon der Stichtag abhängt.
Die E-Rechnungspflicht kommt nicht auf einen Schlag, sondern in Stufen. Die häufigste Frage in unseren Erstgesprächen lautet deshalb: Ab wann betrifft sie meinen Betrieb konkret? Die Antwort hängt vor allem an einer Zahl, dem Vorjahresumsatz. Dieser Beitrag ordnet die Fristen ein und ist ausdrücklich keine Rechts- oder Steuerberatung.
Empfangen müssen alle inländischen Unternehmen eine E-Rechnung bereits seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen müssen Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab dem 1. Januar 2027, alle übrigen Betriebe spätestens ab dem 1. Januar 2028 (laut Bundesfinanzministerium, FAQ zur E-Rechnung, Stand 2026). Bis zum jeweiligen Stichtag gelten Übergangsregelungen, in denen Papier- und PDF-Rechnungen weiter zulässig sind. Die Empfangspflicht ist also längst da, nur die Ausstellungspflicht wird gestaffelt eingeführt.
Wer im B2B-Bereich Rechnungen erhält, muss seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, eine strukturierte E-Rechnung anzunehmen und zu verarbeiten. Diese Stufe kennt keine Umsatzgrenze und keine Übergangsfrist. In der Praxis reicht dafür oft schon ein E-Mail-Postfach und eine Software, die das Format lesen kann. Der Punkt, den viele unterschätzen: Ein Geschäftspartner darf Ihnen ab sofort eine echte E-Rechnung schicken, und Sie müssen sie korrekt entgegennehmen können, auch wenn Sie selbst noch Papier oder PDF versenden.
Bei der Ausstellungspflicht entscheidet die Unternehmensgröße über den Stichtag, gemessen am steuerbaren Gesamtumsatz des Vorjahres. Zwischen dem 1. Januar 2025 und dem 31. Dezember 2026 dürfen zunächst alle Rechnungsaussteller weiterhin sonstige Rechnungen wie Papier oder PDF ausstellen. Ab dem 1. Januar 2027 endet diese Freiheit für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im Jahr 2026: Sie müssen dann E-Rechnungen ausstellen. Betriebe unter dieser Schwelle bekommen ein Jahr mehr Zeit und dürfen noch bis zum 31. Dezember 2027 sonstige Rechnungen verschicken (laut Bundesfinanzministerium, Rechtsgrundlage Paragraf 27 Absatz 38 UStG). Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht dann für alle.
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Unternehmens, nicht der Gewinn und auch nicht nur der Umsatz aus B2B-Rechnungen. Wer 2026 knapp unter oder über 800.000 Euro liegt, sollte den Stichtag früh mit dem eigenen Steuerberater klären, denn davon hängt ab, ob 2027 oder 2028 der relevante Termin ist.
Empfangen können muss jeder Betrieb schon seit 2025. Ausstellen muss ab 2027, wer 2026 mehr als 800.000 Euro Umsatz gemacht hat, alle anderen ab 2028. Ein reines PDF gilt dabei nicht als E-Rechnung.
Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz, den Software automatisch auslesen und verarbeiten kann. Zulässig sind Formate nach der europäischen Norm EN 16931, in Deutschland vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL). ZUGFeRD kombiniert dabei einen strukturierten Datenteil mit einer lesbaren PDF-Ansicht, während die XRechnung ein reines XML-Format ist. Wichtig für die Einordnung: Ein per E-Mail verschicktes einfaches PDF fällt nicht unter diese Definition, weil ihm das strukturierte Format fehlt (laut Bundesfinanzministerium). Ein eingescanntes oder gedrucktes PDF erfüllt die Ausstellungspflicht ab dem jeweiligen Stichtag also nicht.
Der eigentliche Aufwand liegt selten im einzelnen Rechnungsformat, sondern im Alltag davor und danach. Eingehende E-Rechnungen müssen erkannt, geprüft, kontiert und ins Buchhaltungssystem übertragen werden, ausgehende Rechnungen müssen im richtigen Format erzeugt und an den passenden Kanal übergeben werden. Genau diese wiederkehrenden Schritte lassen sich automatisieren, sodass Ihr Team nur noch die Ausnahmen anfasst statt jede Rechnung von Hand.
Wie sich der Rechnungseingang konkret automatisieren lässt, vom Auslesen bis zur Freigabe, haben wir im Beitrag Rechnungen automatisch verarbeiten beschrieben. Für die formatkonforme Umstellung von Ein- und Ausgang bündeln wir das Thema auf unserer Seite zur E-Rechnung-Automatisierung.
Automatisierung heißt bei uns nicht, dass eine Blackbox Ihre Rechnungen abwickelt. Wir richten den Ein- und Ausgang so ein, dass jeder Schritt nachvollziehbar bleibt: Sie sehen, welche Rechnung wann geprüft und übergeben wurde, und behalten die Freigabe dort, wo sie hingehört. Formatprüfung, Zuordnung und Übergabe an die Buchhaltung laufen im Hintergrund, die Entscheidung im Zweifel bleibt bei Ihrem Team.
Ob sich der Umstieg für Ihren Betrieb rechnet und an welcher Stelle er am meisten Zeit spart, klären wir am besten am konkreten Prozess. Einen Überblick, wie wir Abläufe grundsätzlich automatisieren, finden Sie auf unserer Seite zur Prozessautomatisierung.
Empfangen können müssen Sie eine E-Rechnung seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen müssen Sie ab dem 1. Januar 2027, wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro lag, ansonsten ab dem 1. Januar 2028 (laut Bundesfinanzministerium). Bis zum jeweiligen Stichtag sind Papier- und PDF-Rechnungen weiter erlaubt.
Nein. Ein einfaches PDF per E-Mail gilt laut Bundesfinanzministerium nicht als E-Rechnung, weil ihm das strukturierte, maschinenlesbare Format fehlt. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein Datensatz nach der Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1.
Maßgeblich ist der steuerbare Gesamtumsatz Ihres Unternehmens im Jahr 2026, nicht der Gewinn und nicht nur die B2B-Umsätze. Liegt er über 800.000 Euro, gilt die Ausstellungspflicht ab 2027, sonst ab 2028. Grenzfälle klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.
Zulässig sind Formate nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind das vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL. XRechnung ist ein reines XML-Format, ZUGFeRD verbindet den Datensatz mit einer lesbaren PDF-Ansicht.
Meist nicht. Viele Buchhaltungs- und Warenwirtschaftssysteme unterstützen die Formate bereits oder bekommen ein Update. Oft genügt es, den Ein- und Ausgang formatkonform anzubinden und die Übergabe zu automatisieren, statt die ganze Software zu wechseln.
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