DATEV Belegtransfer: Belege ohne manuelles Hochladen nach Unternehmen online bringen

Der DATEV Belegtransfer bringt Papier- und PDF-Belege automatisch von einem lokalen Ordner in DATEV Unternehmen online, ohne dass jemand jeden einzelnen Beleg von Hand hochlädt. Dafür überwacht der Belegtransfer-Client im Hintergrund bestimmte, vorher eingebundene Belegverzeichnisse und überträgt neu abgelegte Dateien automatisch, sobald der Client aktiv ist. Wie Sie das einrichten und was beim Umgang mit doppelt abgelegten Belegen passiert, zeigt dieser Artikel. Stand: August 2026.

Wie funktioniert das automatische Hochladen im Belegtransfer?

Damit das automatische Hochladen greift, müssen die Belege in den im Belegtransfer eingebundenen Belegverzeichnissen liegen, denn nur diese Ordner werden laut DATEV Hilfe-Center im Hintergrund überwacht und übertragen. Über die Schaltfläche "Automatisch hochladen" aktivieren Sie diese Funktion, sodass Dateien, die anschließend in die entsprechenden Ordner gespeichert werden, ohne weiteren Klick auf den Weg nach DATEV Unternehmen online gebracht werden. Diese Automatik funktioniert allerdings nur, solange der PC eingeschaltet und der Belegtransfer-Client aktiv im Hintergrund läuft, bei einem heruntergefahrenen Rechner sammeln sich neue Dateien im Ordner, ohne übertragen zu werden.

Welche Ordnerstruktur brauche ich dafür?

Sie binden im Belegtransfer gezielt einzelne Verzeichnisse ein, etwa einen Ordner für Eingangsrechnungen und einen für Ausgangsrechnungen, statt einen ganzen Laufwerksbaum freizugeben. Praktisch bedeutet das: Ein Scan-Ordner, in den ein Multifunktionsdrucker oder ein E-Mail-Programm Belege automatisch ablegt, lässt sich direkt als überwachtes Verzeichnis registrieren, sodass aus dem Scanvorgang und dem Belegtransfer zusammen ein durchgehend automatischer Weg von Papier zu DATEV Unternehmen online entsteht.

Was passiert, wenn ein Beleg doppelt hochgeladen wird?

Für den Belegtransfer-Client selbst gilt laut Übersicht zum DATEV Belegtransfer standardmäßig die Einstellung, Dubletten sofort zu löschen, um zu verhindern, dass Dokumente doppelt oder dreifach übertragen werden. Zusätzlich gibt es auf Seiten von DATEV Unternehmen online eine eigene Dublettenerkennung, die für alle Belegfreigabe-Bestände mit dem Cloud-Service DATEV Belegfreigabe online aktiv ist und unabhängig davon greift, ob ein Beleg gerade einen Freigabeprozess durchläuft oder nicht. In der Praxis heißt das: Wer aus Versehen denselben Scan zweimal in den überwachten Ordner legt, muss nicht händisch nachprüfen, ob dadurch ein Beleg doppelt in der Buchhaltung landet.

Wo stößt die reine Ordnerüberwachung an ihre Grenzen?

Die Automatik im Belegtransfer deckt den Weg vom lokalen Ordner bis nach DATEV Unternehmen online ab, sie ersetzt aber keine vorgelagerte Formaterkennung oder Datenextraktion aus dem Beleg selbst. Für Unternehmen, die zusätzlich Rechnungsdaten automatisch aus PDF oder E-Mail-Anhängen vorverarbeiten möchten, bevor sie in den überwachten Ordner gelegt werden, lohnt sich ein vorgeschalteter Automatisierungsschritt, etwa über einen n8n-Workflow, der eingehende Belege sammelt, sortiert und erst dann in den vom Belegtransfer überwachten Ordner ablegt.

Häufige Fragen zum DATEV Belegtransfer

Muss der Rechner dauerhaft laufen, damit Belege automatisch hochgeladen werden?

Ja, die automatische Übertragung funktioniert nur, solange der PC eingeschaltet und der Belegtransfer-Client aktiv ist. Ist der Rechner aus, bleiben neu abgelegte Belege im Ordner liegen, bis der Client wieder läuft und sie nachträglich überträgt.

Kann ich mehrere Ordner gleichzeitig überwachen lassen?

Ja, Sie binden im Belegtransfer mehrere Belegverzeichnisse einzeln ein, sodass sich zum Beispiel Eingangs- und Ausgangsrechnungen in getrennten, jeweils automatisch überwachten Ordnern sammeln lassen. Die Zahl der eingebundenen Ordner richtet sich nach der eigenen Ablagestruktur im Unternehmen.

Werden doppelt hochgeladene Belege automatisch erkannt?

Ja, auf zwei Ebenen: Der Belegtransfer-Client selbst löscht Dubletten standardmäßig sofort, und zusätzlich prüft die Dublettenerkennung von DATEV Belegfreigabe online doppelt eingereichte Belege unabhängig vom Freigabestatus. Eine Garantie gegen jede Fehlbuchung ist das trotzdem nicht, eine stichprobenartige Kontrolle bleibt sinnvoll.

Lohnt sich der Belegtransfer auch für kleine Belegmengen?

Der Aufwand für die Einrichtung ist überschaubar, sodass sich die Automatik bereits ab wenigen Belegen pro Woche lohnt, sobald das manuelle Hochladen als wiederkehrende Aufgabe stört. Bei sehr geringen Mengen kann der manuelle Upload über die Web-Oberfläche aber weiterhin die einfachere Lösung sein.