Warum kleine Power-Apps-Projekte oft unerwartet für Dataverse-Speicher zahlen, und wie Sie das von Anfang an vermeiden.
Ein kleines Team baut mit Power Apps eine erste Anwendung, zum Beispiel eine digitale Checkliste oder ein einfaches Formular für den Außendienst. Die Lizenz ist schnell gebucht, Dataverse läuft im Hintergrund automatisch mit, und alles startet günstig.
Erst nach ein paar Monaten produktivem Betrieb erscheint in der Power-Platform-Administration eine Warnung: die Speicherkapazität ist erschöpft, und die nächste Rechnung enthält einen Posten, den vorher niemand eingeplant hatte. Genau das ist die Dataverse-Kostenfalle: das mitgelieferte Speicherkontingent ist für kleine Projekte deutlich kleiner, als die meisten erwarten.
Jede Power-Apps-Lizenz bringt nur ein sehr kleines Dataverse-Kontingent mit, das bei aktiver Nutzung schnell an seine Grenze stößt. Laut den Power-Platform-Lizenz-FAQs von Microsoft erhält jede Per-App-Lizenz zusätzlich 50 MB Datenbank- und 400 MB Dateikapazität, eine Per-User-Lizenz 250 MB Datenbank- und 2 GB Dateikapazität, jeweils obendrauf zum tenant-weiten Basiskontingent. Dieses Basiskontingent liegt laut Microsoft seit Januar 2021 bei 5 GB Datenbankspeicher pro Tenant, vorher waren es nur 1 GB. Wer mit zwei oder drei Lizenzen startet, hat also oft nur wenige hundert Megabyte an zusätzlicher Datenbankkapazität, nicht die Gigabytes, die man bei einer vollwertigen Datenbank erwarten würde.
Am schnellsten wird die Dateikapazität knapp, nicht die Datenbank, weil Anhänge wie Fotos, Belege oder PDF-Dokumente pro Datensatz schnell mehrere Megabyte ziehen. Eine App, die Handwerker im Feld nutzen, um für jeden Auftrag zwei bis drei Fotos zu hinterlegen, füllt ein kleines Dateikontingent innerhalb weniger Wochen. Genauso unterschätzt wird die Log-Kapazität: sobald für eine Tabelle die Änderungsüberwachung aktiviert ist, wächst der Log-Speicher unabhängig davon, ob überhaupt neue Datensätze angelegt werden, einfach weil jede Änderung protokolliert wird. In der Praxis sehen wir bei NordFlux das gleiche Muster immer wieder: kleine Power-Apps-Projekte werden mit Fokus auf die App-Funktion geplant, die Dataverse-Kapazität taucht im Budget gar nicht auf, weil sie im ersten Monat noch unauffällig bleibt.
Zusätzliche Kapazität lässt sich entweder als festes Capacity-Add-on oder nutzungsbasiert über Pay-as-you-go dazu kaufen, zu unterschiedlichen Preisen. Als Capacity-Add-on kostet 1 GB zusätzliche Datenbankkapazität 40 US-Dollar pro Monat, 1 GB Dateikapazität 2 US-Dollar pro Monat und 1 GB Log-Kapazität 10 US-Dollar pro Monat, so die Power-Platform-Lizenz-FAQs von Microsoft. Über Pay-as-you-go, also die Abrechnung direkt über ein Azure-Abonnement, liegen die Sätze laut der Microsoft-Dokumentation zu den Pay-as-you-go-Metern mit 48 US-Dollar pro GB Datenbank, 2,40 US-Dollar pro GB Datei und 12 US-Dollar pro GB Log noch etwas höher. Microsoft weist selbst darauf hin, dass die tatsächlichen Preise je nach Vertrag abweichen können, die Größenordnung zeigt aber, warum ausgerechnet die Datenbankkapazität ins Gewicht fällt: wer nur 5 GB zusätzlich braucht, zahlt dafür allein schnell 200 US-Dollar im Monat obendrauf, ganz ohne dass eine einzige neue Nutzerlizenz dazugekommen wäre.
Der wirksamste Hebel ist, die Kapazität von Anfang an mitzuplanen, statt sie erst zu bemerken, wenn die Warnung im Admin Center erscheint. Dazu gehört, das Speicherkontingent im Power Platform Admin Center regelmäßig zu prüfen statt nur bei einer Warnmeldung zu reagieren, die Änderungsüberwachung nur für Tabellen zu aktivieren, bei denen sie fachlich gebraucht wird, große Anhänge wo möglich extern abzulegen statt in Dataverse, und schon bei der Lizenzwahl zwischen Per-App-, Per-User- und Entwicklungsumgebung, die bei 2 GB Datenbank hart gedeckelt ist und sich nicht erweitern lässt, den tatsächlichen Speicherbedarf mitzudenken. Wer eine Power-Automate-gestützte Automatisierung oder eine breitere Power-Platform-Beratung plant, sollte die Dataverse-Kapazität von vornherein Teil der Kalkulation sein lassen, nicht ein nachträglicher Kostenpunkt.
Eine Per-App-Lizenz bringt zusätzlich 50 MB Datenbank- und 400 MB Dateikapazität, eine Per-User-Lizenz 250 MB Datenbank- und 2 GB Dateikapazität, jeweils zusätzlich zum tenant-weiten Basiskontingent von 5 GB Datenbankspeicher.
Als Capacity-Add-on kostet 1 GB Datenbankspeicher 40 US-Dollar im Monat, 1 GB Dateispeicher 2 US-Dollar und 1 GB Log-Speicher 10 US-Dollar, über Pay-as-you-go liegen die Sätze mit 48, 2,40 und 12 US-Dollar pro GB etwas höher.
Meist liegt es an Anhängen wie Fotos oder Dokumenten, die die Dateikapazität füllen, oder an aktivierter Änderungsüberwachung, die unabhängig von neuen Datensätzen laufend Log-Speicher verbraucht.
Ja. Auditing für nicht benötigte Tabellen abschalten, große Anhänge auslagern und die Kapazität regelmäßig im Power Platform Admin Center prüfen, senkt den Bedarf oft deutlicher als ein reines Zukaufen von Kapazität.
Das hängt vom Verbrauch ab: Pay-as-you-go passt bei schwankendem, schwer planbarem Bedarf, ein festes Add-on lohnt sich meist, sobald der Mehrbedarf über Monate stabil bleibt, weil die Stückpreise beim Add-on günstiger sind.
NordFlux baut Organisationen digitale Mitarbeiter: Automatisierungen und KI-Agenten, die wiederkehrende Arbeit abnehmen. Sie behalten die Kontrolle.
Wann ein Flow einen Premium-Connector braucht und was die dafür nötige Lizenz pro Nutzer oder pro Flow wirklich kostet. Ehrlich gerechnet.
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