BAFA-Förderung: Was zählt als förderfähige KI-Beratung?

Viele Betriebe stellen einen BAFA-Antrag für ihr KI-Projekt, ohne vorher zu prüfen, ob die geplante Leistung überhaupt zu den förderfähigen Beratungsinhalten zählt. Das BAFA fördert im Programm „Förderung von Unternehmensberatungen für KMU“ nicht jede Unterstützung rund um Künstliche Intelligenz, sondern zieht eine klare Grenze zwischen strategischer Beratung und technischer Umsetzung.

Wer diese Grenze übersieht, merkt es oft erst beim Verwendungsnachweis: Der Antrag war genehmigt, doch der Beratungsbericht passt nicht zu den geförderten Inhalten, und der Zuschuss wird nachträglich gekürzt oder ganz versagt. Dieser Beitrag zeigt anhand der offiziellen BAFA-Kriterien, was bei einer KI-Beratung konkret förderfähig ist und wo die Umsetzung beginnt.

Was fördert das BAFA bei einer KI-Beratung konkret?

Förderfähig ist im Programm „Förderung von Unternehmensberatungen für KMU“ ausschließlich eine konzeptionell und individuell durchgeführte Beratung zu wirtschaftlichen, finanziellen, personellen und organisatorischen Fragen der Unternehmensführung, so legt es das BAFA im Merkblatt Beratungsinhalte und Beratungsbericht fest.

Konzeptionell bedeutet laut BAFA: Der Berater analysiert die Ist-Situation des Betriebs im Rahmen des Beratungsauftrags, benennt die einzelnen Schwachstellen und deren Ursachen und entwickelt darauf aufbauend betriebsindividuelle Handlungsempfehlungen mit konkreten Anleitungen zur Umsetzung in die betriebliche Praxis. Eine reine Analyse ohne Handlungsempfehlungen reicht für die Förderung nicht aus.

Bei einem KI-Vorhaben zählt entsprechend zur förderfähigen Beratung: die Analyse, wo im Betrieb sich KI sinnvoll einsetzen lässt, die vergleichende Bewertung von Tools und Anbietern auf konzeptioneller Ebene, die Einordnung rechtlicher Pflichten nach der seit 2024 stufenweise geltenden EU-KI-Verordnung und der DSGVO, sowie ein priorisierter Umsetzungsfahrplan mit Kostenschätzung.

Wo endet die Beratung und beginnt die nicht förderfähige Umsetzung?

Nicht förderfähig ist laut Merkblatt jede Beratungsmaßnahme, die ganz oder teilweise bereits durch andere öffentliche Zuschüsse einschließlich ESF-Plus-Mitteln finanziert wird, die Vermittlungstätigkeiten zum Erwerb bestimmter Waren oder Dienstleistungen des Beraters enthält oder die überwiegend gutachterliche Stellungnahmen zum Inhalt hat.

Für KI-Projekte bedeutet das konkret: Die Programmierung eines Chatbots, die technische Einrichtung eines n8n-Workflows oder Copilot-Agenten, der Kauf von Software-Lizenzen und der laufende Support nach dem Go-live zählen zur Umsetzung, nicht zur Beratung, selbst wenn derselbe Anbieter beide Leistungen im Portfolio hat.

In der Praxis trennen wir bei NordFlux das sauber voneinander: Der BAFA-förderfähige Teil deckt Ist-Analyse, Anwendungsfall-Auswahl und Umsetzungsfahrplan ab, die anschließende technische Einrichtung des Agenten oder Workflows rechnen wir als eigenständiges, nicht gefördertes Projekt ab. Mehr zu diesem Aufbau in unserer KI-Beratung.

Wie muss der Beratungsbericht für ein KI-Vorhaben aussehen?

Der Beratungsbericht muss laut Merkblatt fünf Mindestanforderungen erfüllen: die Darstellung des beratenen Unternehmens und des Beratungsauftrags, die Analyse der Ist-Situation, die Erläuterung von Vorgehen und Methodik, die Benennung der ermittelten Schwachstellen sowie einen detaillierten Maßnahmenplan mit betriebsindividuellen Anleitungen zur Umsetzung.

Kein Beratungsbericht im Sinne der Förderrichtlinie sind laut BAFA reine Tätigkeitsnachweise, Projektbeschreibungen oder Berichte in Form von Skizzen sowie aus vorgefertigten, gleichlautenden Textbausteinen zusammengesetzte Vorlagen. Das gilt für KI-Projekte genauso wie für jede andere Beratung.

Was bedeutet das für das Zeitfenster bis Ende 2026?

Eine BAFA-Beratung darf laut Merkblatt maximal fünf Tage beziehungsweise 40 Stunden umfassen, Reisezeiten und die Zeit für die Berichtserstellung zählen nicht dazu. Wer eine förderfähige KI-Beratung noch nutzen will, sollte das innerhalb der aktuellen Förderrichtlinie angehen, die laut BAFA zum 31. Dezember 2026 ausläuft. Details zu Fristen und Kontingenten haben wir in „BAFA Förderung Frist 2026“ zusammengefasst, den Ablauf des Antrags Schritt für Schritt in „BAFA-Förderung: bis zu 80 Prozent Zuschuss“, und die häufigsten formalen Fehler in „Warum BAFA-Anträge scheitern“.

Häufige Fragen

Ist die Einführung eines KI-Chatbots über die BAFA förderfähig?

Die Programmierung und der Betrieb des Chatbots selbst sind nicht förderfähig. Förderfähig ist nur die vorgelagerte Beratung: die Analyse des Anwendungsfalls, das Konzept und der Anbietervergleich.

Zählt die Beratung zu Microsoft Copilot als förderfähige KI-Beratung?

Ja, solange sie konzeptionell bleibt, etwa Lizenzberatung, Einsatzszenarien oder Governance-Fragen. Die technische Rollout-Begleitung und Konfiguration zählen dagegen zur Umsetzung und damit nicht mehr zur Förderung.

Muss mein Berater ein KI-Spezialist sein, oder reicht die BAFA-Listung?

Das BAFA prüft die formale Eignung und Listung des Beraters, nicht die fachliche KI-Spezialisierung. Inhaltlich sollte der Berater aber nachweislich Digitalisierungs- und KI-Erfahrung mitbringen, damit der Bericht den Mindestanforderungen genügt.

Was passiert, wenn der Beratungsbericht nur die Umsetzung beschreibt?

Dann fehlt die geforderte konzeptionelle Analyse mit Handlungsempfehlungen. Der Verwendungsnachweis wird abgelehnt, selbst wenn die KI-Lösung am Ende technisch einwandfrei funktioniert.

Kann man Analyse und technische Umsetzung im selben Auftrag kombinieren?

Ja, das ist üblich. Nur der Beratungsanteil ist förderfähig und muss im Bericht klar von der anschließenden technischen Umsetzung getrennt ausgewiesen werden.