Power Automate Akışlarında Kontrolsüz Büyümeyi Tespit Etmek

Tek bir Power Automate akışını takip etmek kolaydır. Ancak bir yıllık aktif kullanımdan sonra çoğu şirkette gerçeklik farklı görünür: onlarca, hatta yüzlerce akış birden fazla ortama yayılmıştır, farklı iş birimleri tarafından oluşturulmuştur, çoğu zaman kimin sahip olduğuna, hâlâ çalışıp çalışmadığına veya ne sıklıkla hata verdiğine dair merkezi bir genel bakış yoktur. Bu kontrolsüz büyüme nadiren ihmalden kaynaklanır. Bu, Power Automate'i bu kadar başarılı yapan şeyin tam olarak tersidir: uygun lisansa sahip herkes, BT departmanını hiç dahil etmeden kendi otomasyonlarını oluşturabilir.

Governance kuralları belirlemeden veya kullanılmayan akışları devre dışı bırakmadan önce, önce güvenilir bir envantere ihtiyacın var. Microsoft bunun için birbirini tamamlayan iki araç sunar: Power Platform Admin Center'daki yerleşik envanter işlevi ve daha derinlemesine analizler için CoE Starter Kit. Tıpkı insan çalışanlarda olduğu gibi, dijital olanlar için de aynı şey geçerlidir: kimin neden sorumlu olduğuna ve kimin hâlâ aktif olarak çalıştığına dair bir genel bakışın olmadan gerçek anlamda kontrolü elinde tutmuyorsun, sadece hiçbir şeyin ters gitmemesini umuyorsun. Bu makale, akış ortamını yeniden görünür kılmak için bu iki yolu somut olarak nasıl kullanacağını gösteriyor.

Akış ortamı neden fark edilmeden büyür

Power Automate, otomasyona giriş engelini bilinçli olarak o kadar düşürür ki, geliştirme geçmişi olmayan iş kullanıcıları bile üretken hale gelir. Platformun başarısının özü budur, ancak bunun bir de olumsuz yanı vardır: akışlar farklı ortamlarda, farklı adlandırma kurallarıyla, çoğu zaman tek bir kişinin kişisel projesi olarak ortaya çıkar. Biri şirketten ayrıldığında veya departman değiştirdiğinde, akış genellikle olduğu gibi kalır; teknik olarak aktiftir ama onu bakımını yapan ya da varlığından haberdar olan kimse yoktur. Bir kiracının tüm ortamlarına dair merkezi bir görünüm olmadan bu durumu fark etmek, sistematik olarak düzeltmek bir yana, zaten zordur.

Power Platform Admin Center'daki envanter işlevini kullanma

En önemli başlangıç noktası Power Platform envanteridir. Admin Center içinde bulunur. Kiracı yöneticilerine, Power Platform üzerinde tüm organizasyon genelinde oluşturulan tüm aracıların, uygulamaların ve akışların birleşik bir görünümünü sunar; filtreleme, arama ve sıralama işlevlerini de içerir. Somut olarak, özellikle şu görevlerde yardımcı olur:

• Uzmanları belirleme: En çok kaynağı kimin oluşturduğunu hemen görürsün ve bu kişileri governance kararlarına hedefli şekilde dahil edebilirsin.
• Sahipsiz kalmış kaynakları önleme: Sahipleri şirketten ayrılmış olan akışları ve uygulamaları, bu bir operasyonel risk haline gelmeden önce bulursun.
• Uyumluluğu sağlama: Onaylanmamış bölgelerde oluşturulmuş kaynaklar hedefli şekilde filtrelenebilir.
• Governance'ı önceliklendirme: Özellikle çok fazla kaynağa sahip ortamları tek bakışta görür ve öncelikle orada harekete geçebilirsin.

Envantere şu yollarla ulaşılır: kiracı genelindeki görünüm için Yönet > Envanter veya özellikle bulut akışları için Yönet > Power Automate > Akış Envanteri. Microsoft'a göre yeni oluşturulan, değiştirilen veya silinen kaynaklar yaklaşık 15 dakika içinde görünür, bu da envanteri klasik analiz raporlarından belirgin şekilde daha güncel hale getirir. Erişim için kiracı genelinde bir yönetici rolü gerekir, somut olarak Power Platform Yöneticisi veya Dynamics 365 Yöneticisi; bu rollerden biri olmadan envantere erişilemez.

Kullanım verilerini ve hataları değerlendirme

Envanter *neyin* var olduğunu gösterirken, Power Automate bulut akışları için analizler *nasıl* kullanıldığını gösterir. Admin Center'da Yönet > Power Automate altında altı rapor bulursun:

• Çalıştırmalar: bir ortamdaki tüm akışların günlük, haftalık ve aylık çalıştırma verileri.
• Kullanım: hangi akış türlerinin ne sıklıkla kullanıldığı, oluşturanların adları dahil.
• Oluşturulanlar: oluşturulma tarihi ve e-posta adresiyle yeni oluşturulan akışlar.
• Hatalar: tekrarlayan hata türleri, hata sayısı ve son görülme zamanı.
• Paylaşılanlar: paylaşılan akışlar ve kullanım eğilimleri.
• Bağlayıcılar: hem standart hem de özel bağlayıcılar için akış ve bağlayıcı başına çağrı sayıları.

Özellikle hata raporu, kontrolsüz büyümeyi aramak için altın değerindedir: aylardır her çalıştırmada başarısız olan ve kimsenin fark etmediği bir akış, kontrolsüz büyümenin klasik bir belirtisidir. Bu rakamlara güvenmeden önce bilmen gereken iki sınırlama var. Birincisi, raporlar yaklaşık her 24 saatte bir güncellenir, gerçek zamanlı veri sunmazlar. İkincisi, şu anda bir çözümün parçası olarak oluşturulan akışları içermezler; eksiksiz bir görünüm için bu akışları ayrıca envanter üzerinden veya doğrudan ilgili çözüm içinde kontrol etmen gerekir.

CoE Starter Kit: ek çabanın hâlâ değdiği durumlar

Yerleşik envanter işlevinin kullanıma sunulmasından önce yatırım yapmış olan kuruluşlar için CoE Starter Kit hâlâ kullanılmaktadır. Değerlendirme açısından önemli olan şu: Microsoft artık bu kitin aktif olarak geliştirilmediğini açıkça belirtiyor, temel işlevleri Power Platform Admin Center'ın bir parçası haline geldi. Geçiş kılavuzu önceki CoE işlevselliğini bugünün Admin Center bileşenleriyle eşleştirir:

• Önceki CoE envanter toplama işlevi bugün envanter ortamına karşılık gelir.
• CoE kullanım değerlendirmesi, Admin Center'daki kullanım deneyimine karşılık gelir.
• CoE izleme, yoğun kullanılan kaynaklar için izleme ortamına karşılık gelir.
• Öneriler ve politika uygulaması, eylemlere (Power Platform Advisor) karşılık gelir.

Yeni governance projeleri için bu nedenle önce yerleşik Admin Center işlevleriyle başlamak mantıklıdır; bunlar tam olarak desteklenir ve aktif olarak geliştirilir. CoE Starter Kit, yönetilen ortamların henüz kapsamadığı boşlukları kapattığı yerlerde hâlâ anlamlıdır; örneğin izinlerin toplu güncellenmesinde, bir onay süreci üzerinden sahipsiz kalmış kaynakların yapılandırılmış şekilde temizlenmesinde, maker topluluğuna yönelik anketlerde veya bireysel otomasyon fikirlerinin ROI hesaplamasında. Kiti zaten kullanan biri onu hemen değiştirmek zorunda değildir, ama bildirilen sorunların artık incelenmediğini veya çözülmediğini bilmelidir.

Sahipsiz kalmış ve kullanılmayan akışları somut olarak temizleme

Envanter ve analizler aracılığıyla dikkat çeken akışları tespit ettikten sonra, asıl temizlik adımı doğrudan Admin Center içinde gerçekleşir. Microsoft'un Power Automate akışlarını yönetme kılavuzuna göre şu şekilde ilerlersin:

1. Power Platform Admin Center'da oturum aç ve Yönet > Ortamlar'ı aç.

2. İlgili ortamı seç.

3. Kaynaklar web parçasında Akışlar'a tıkla.

4. Listeden istediğin akışı seç.

5. Ayrıntılar üzerinden sahibi, bağlantıları ve diğer bilgileri incele.

6. Uygun eylemi seç: Paylaş, Devre Dışı Bırak, Etkinleştir veya Sil.

Bu adımlar için Ortam Yöneticisi, Genel Yönetici veya Power Platform Yöneticisi rolüne ihtiyacın var. Silmeden önce, kayıtlı sahibiyle kısaca iletişime geçmek neredeyse her zaman değerlidir, çünkü Microsoft'a göre envanterdeki sahip sütunu şu anda akışı ilk oluşturan kişiyi gösterir, mutlaka mevcut sorumlu kişiyi değil. Hemen silmek yerine devre dışı bırakmak, akışa gerçekten ihtiyacı olan birinin ortaya çıkması durumunda sana ek bir güvenlik payı sağlar.

Sık sorulan sorular

Power Platform envanterini görmek için hangi izne ihtiyacım var?

Kiracı genelinde bir yönetici rolüne ihtiyacın var, somut olarak Power Platform Yöneticisi veya Dynamics 365 Yöneticisi. Bu rollerden biri olmadan, Admin Center'daki envanter sayfası, tek tek ortamlar için ortam yöneticisi haklarına sahip olsan bile senin için erişilemez kalır.

Analiz raporları gerçekten tüm akışları gösteriyor mu?

Hayır, tam olarak değil. Microsoft'a göre çalıştırmalar, kullanım ve hatalara ilişkin analiz raporları şu anda bir çözümün parçası olarak oluşturulan akışları içermiyor. Bu nedenle eksiksiz bir envanter için, kiracıdaki tüm bulut akışlarını genel olarak kapsayan Power Platform envanterini de kullanmalısın.

CoE Starter Kit, yeni bir governance projesi için hâlâ değer taşıyor mu?

Başlangıç için artık gerçekten ilk tercih değil. Microsoft kiti artık aktif olarak geliştirmiyor ve bildirilen sorunları incelemiyor. Bunun yerine, önce Power Platform Admin Center'daki yerleşik işlevlerle başla ve ancak ondan sonra CoE Starter Kit'in izinlerin toplu güncellenmesi veya sahipsiz kaynaklar için yapılandırılmış temizlik süreçleri gibi gerçek boşlukları hâlâ kapatıp kapatmadığını kontrol et.

Envanterdeki ve analizlerdeki veriler ne kadar güncel?

Microsoft'a göre envanter, yeni, değiştirilmiş veya silinmiş kaynakları yaklaşık 15 dakika içinde gösterir. Çalıştırmalar, kullanım ve hatalara ilişkin klasik analiz raporları ise yalnızca yaklaşık her 24 saatte bir güncellenir, gerçek zamanlı veri sunmazlar.

Akışın kendisini açmadan bir akışı doğrudan Admin Center'da silebilir miyim?

Evet. Yönet > Ortamlar, ilgili ortam, Kaynaklar web parçası ve ardından Akışlar üzerinden ilgili akışı seçer ve Sil'e tıklarsın. Bunun için Ortam Yöneticisi, Genel Yönetici veya Power Platform Yöneticisi rolleri gereklidir.