Lisans Gitti, Flow Öldü mü? 14 Günlük Süre

Biri şirketten ayrılır, bir lisansın süresi dolar, bir yönetici atamaları düzenler ve o zamana kadar sorunsuz çalışan bir Flow aniden sarı bir uyarı gösterir. Birçok ekip için bu, bir Power Automate Flow'unun sahibinin lisansına ne kadar sıkı bağlı olduğunu fark ettikleri ilk andır. Çoğu kişinin bilmediği şey şudur: Flow hemen ölmez. Microsoft, geçerli bir lisansı olmayan bir Flow otomatik olarak devre dışı bırakılmadan önce 14 günlük bir süre tanır. Bu süre, felaket anı değil, harekete geçmen için zaman penceren.

Bu yazıda, 14 günlük sürenin tam olarak ne zaman devreye girdiğini, bu süre boyunca teknik olarak neler olduğunu ve Power Automate Flow'larından sorumlu biri olarak, süre dolmadan önce işten çıkış (offboarding) sürecinde nasıl tepki vermen gerektiğini açıklıyoruz.

İki senaryo, tek ve aynı geri sayım

Microsoft'un resmi Power Automate lisanslama SSS'sine göre, tamamen aynı süreci başlatan iki durum vardır:

• Flow sahibi kuruluştan ayrılır. Hesabı devre dışı bırakılır veya silinir; bununla birlikte Flow da geçerli lisans temelini kaybeder.
• Flow sahibi premium lisansını kaybeder, oysa Flow premium bağlayıcılar veya diğer ücretli özellikler kullanmaktadır; örneğin bir yönetici maliyet nedeniyle lisansı geri alır veya ekipte bir lisans değişikliği yaşanır.

Microsoft'a göre her iki durumda da aynı şey olur: Flow daha düşük bir performans seviyesine indirilir, tüm Flow sahiplerine bildirim gönderilir ve herhangi bir işlem yapılmazsa Flow 14 gün içinde devre dışı bırakılır. İfadeler her iki senaryo için de neredeyse aynıdır; bu da şunu gösterir: Power Automate için sonuçta önemli olan tek şey, Flow'a hâlâ geçerli bir lisansın bağlı olup olmadığıdır, neden eksik olduğu değil.

14 gün boyunca teknik olarak neler oluyor

Süreç ani bir durdurma değil, kademeli bir tepkidir.

• Lisans kaybından hemen sonra: Flow teknik olarak çalışmaya devam eder, ancak daha düşük bir performans seviyesine düşürülür. İşlemler, eylem limitleri nedeniyle oluşan kısıtlamaya benzer şekilde daha yavaş işlenir.
• Bildirim: Kayıtlı tüm Flow sahipleri ve ortak sahipleri, Flow'un herhangi bir işlem yapılmazsa devre dışı bırakılacağına dair bir mesaj alır.
• 14. gün: Herhangi bir karşı önlem alınmazsa Power Automate Flow'u otomatik olarak devre dışı bırakır. Lisans sorunu çözülür çözülmez Flow istediğin zaman yeniden etkinleştirilebilir, ancak altta yatan sorun giderilmediyse aynı süre yeniden işlemeye başlar.

Bilinmesi gereken önemli bir nokta: 14 günlük kural, Power Automate'te tek başına bir durum değildir. Süre ve saklama sınırlarına genel bakışa göre aynı süre, eylem limitlerini aştıkları için sürekli kısıtlanan Flow'lar için ve tetikleyicileri veya eylemleri 14 gün boyunca kesintisiz olarak başarısız olan Flow'lar için de geçerlidir. Microsoft, görünüşe göre 14 günü, bir Flow artık çalışabilir olarak sınıflandırılmadan ve otomatik olarak devre dışı bırakılmadan önceki sabit bir tolerans penceresi olarak kullanıyor.

14 gün içinde somut olarak neler yapabilirsin

Flow'un nasıl kurulduğuna bağlı olarak bu zaman penceresinde birden fazla seçeneğin var.

• Sahip değiştirme (çözüme bağlı Flow): Çözüme bağlı bir Flow'da, Ayrıntılar, Düzenle altında doğrudan yeni bir sahip girersin. Önceki ve yeni sahip daha sonra ortak sahip olur. Flow sahibini değiştirme kılavuzuna göre yeni lisansın devreye girmesi yedi güne kadar sürebilir. Hemen geçiş yapmak isteyen, Flow'u daha sonra düzenleyip yeniden kaydedebilir; bu, devralmayı zorlar.
• Süreç lisansı atama: Bir Power Automate süreç lisansı, bir kişiye değil doğrudan Flow'un kendisine bağlıdır. Atandıktan sonra, orijinal sahibin hâlâ şirkette olup olmadığı veya premium lisansa sahip olup olmadığı artık önemli değildir.
• Çözüme bağlı olmayan Flow'larda dışa/içe aktarma: Çözüme bağlı olmayan bir Flow doğrudan yeniden yazılamaz, çünkü sahip onun kimliğinin bir parçasıdır. Bir ortak sahip Flow'u dışa aktarır ve yeniden içe aktarır; bu, teknik olarak kendi hesabı ve kendi lisansı altında yeni bir Flow oluşturur.
• Yönetim Merkezi'nde sahipsiz Flow'ları tespit etme: Artık geçerli bir sahip olarak kimse kayıtlı değilse, bu tür sahipsiz Flow'ları sahipsiz Flow'larla başa çıkma kılavuzuna göre Power Platform Yönetim Merkezi'nde Kaynaklar, Flows altında, boş bir Sahip sütunuyla tanınacak şekilde bulabilirsin. Oradan doğrudan yeni bir ortak sahip atanabilir; daha büyük ortamlarda bu, PowerShell ile toplu olarak da yapılabilir.
• Sahip olarak hizmet asıl bileşeni (service principal): İş açısından kritik Flow'lar için bir hizmet asıl bileşeni (service principal) sahibine geçmek değerlidir. Bir hizmet asıl bileşeni insan hesabı değildir ve şirketten hiçbir zaman ayrılmaz, böylece bu Flow için işten çıkış riski kalıcı olarak ortadan kalkar.

Power Automate sorumluları için işten çıkış (offboarding) kontrol listesi

14 günlük sürenin asla kötü bir sürprize dönüşmemesi için, bunu işten çıkış sürecinde sabit bir adım haline getirmek faydalıdır.

• Her hesap devre dışı bırakma işleminden önce, ilgili kişinin sahip veya ortak sahip olarak yer aldığı hangi Flow'ların çalıştığını kontrol et.
• Kritik Flow'ları tek bir kişiye bağlamak yerine erkenden bir hizmet asıl bileşenine veya süreç lisansına geçir.
• Ekipte bir lisans değişikliğinden sonra, etkilenen Flow'ların hâlâ premium Flow olarak işaretlenip işaretlenmediğini ve arkalarında geçerli bir lisans olup olmadığını Yönetim Merkezi'nde kısaca kontrol et.
• Flow sahiplerinin e-posta gelen kutularını takip et, çünkü 14 günlük uyarı tam olarak oraya düşer ve günlük işlerde kolayca gözden kaçar.

Şirketinde Power Automate Flow'ları işleten herkes, bu süreyi şansa bırakmamalıdır. Sahip değişiklikleri ve lisanslar için net sorumluluklarla, ekipte bir şey değişse bile dijital çalışanların üzerindeki kontrolü elinde tutarsın. NordFlux, lisans stratejisinden istikrarlı işletime kadar sabit fiyatlı Power Automate danışmanlığıyla sana bu konuda destek olur.

Sıkça sorulan sorular

Bir Flow, 14 günün sonunda hemen ve geri alınamaz şekilde silinir mi?

Hayır. Flow devre dışı bırakılır, ancak tamamen korunur. Lisans sorunu çözülür çözülmez, örneğin yeni bir süreç lisansı veya yeni bir sahip aracılığıyla, Flow istediğin zaman yeniden açılabilir.

14 günlük süre işten çıkış tarihinden mi yoksa hesabın devre dışı bırakılmasından mı itibaren sayılır?

Geri sayım, Flow'un geçerli bir lisans temeli kalmadığı anda başlar; yani teknik olarak hesabın devre dışı bırakılmasıyla veya premium lisansın geri alınmasıyla, iş sözleşmesinin sona erme tarihiyle değil.

Flow'u çalışır durumda tutmak için ücretsiz bir Microsoft 365 lisansı yeterli mi?

Bu, Flow'a bağlıdır. Yalnızca standart bağlayıcılar kullanıyorsa, premium ek özelliği olmayan bir lisans yeterlidir. Bir premium bağlayıcı veya süreç lisansı özelliği devreye girer girmez, sahibinin yine de uygun bir premium veya süreç lisansına ihtiyacı vardır.

14 günlük süreyi uzatabilir miyim?

Doğrudan uzatılamaz. Ancak Flow'u düzenleyip yeniden kaydederek, aynı zamanda uygun bir lisans temin ederken, altta yatan sayacı sıfırlayabilirsin.

14 günlük kural, premium bağlayıcıları olmayan Flow'lar için de geçerli mi?

Hayır, bu özel kural, geçerli ve aktif bir lisansa sahip saf standart Flow'lar için geçerli değildir. Bu kural, ya geçerli bir lisans olmadan premium özellikler kullanan ya da sahibi kuruluştan ayrılmış Flow'ları kapsar.