30 çalışan için Purview saklama: gerçekten neyi ayarlamanız gerekiyor

Microsoft Purview, iki ayrı araç aracılığıyla Microsoft 365 kiracınızdaki içeriklerin ne kadar süre saklanacağını ve ne zaman otomatik olarak silineceğini düzenler: tüm posta kutuları veya siteler için saklama ilkeleri ve tek tek öğeler için saklama etiketleri. Saklama hakkındaki resmi Microsoft belgelerine göre saklama ilkeleri Exchange, SharePoint, OneDrive, Teams ve Viva Engage iş yüklerini kapsarken, saklama etiketleri daha ince, öğe bazlı bir kontrol sağlar. 30 çalışanı olan bir şirket için çoğu durumda, özellikle hassas belgeler için birkaç etiketle tamamlanan, geniş kapsamlı tek bir ilke yeterlidir. Durum: Ağustos 2026.

Bir ilke ile bir etiket arasındaki fark nedir?

Bir saklama ilkesi, tüm posta kutuları, siteler veya Teams kanalları üzerinde etkilidir ve kimsenin tek tek dosyaları manuel olarak işaretlemesine gerek kalmadan, oradaki içeriklerin en az ne kadar süre saklanacağını veya en geç ne zaman silineceğini belirler. Bir saklama etiketi ise tek tek belgelere, e-postalara veya liste öğelerine, kullanıcılar tarafından manuel olarak veya koşullar aracılığıyla otomatik olarak uygulanır ve genellikle tam olarak o öğe için genel ilkenin yerine geçer. Çoğu KOBİ için mantıklı başlangıç noktası, kiracı düzeyinde bir ilkedir; etiketler ancak sözleşmeler veya personel belgeleri gibi belirli belge türlerinin farklı sürelere ihtiyaç duyması durumunda eklenir.

Saklama etiketlerini yayımlamak için hangi lisansa ihtiyacınız var?

Saklama etiketlerini yayımlama izni belirli lisanslara bağlıdır. Lisans gereksinimleri hakkındaki Microsoft belgelerine göre bunlar arasında diğerlerinin yanı sıra Microsoft 365 Business Premium ile E3 ve E5 planları ve ayrıca özel Purview paketi lisansları yer alır. Ayrıca ilgili depolama konumu da önemlidir: Exchange posta kutuları için Exchange Online Plan 1 veya 2 lisansları yeterlidir, SharePoint veya OneDrive konumları için ise SharePoint Online Plan 1 veya 2 lisansları gerekir. Bir Business Premium kiracısı, hedef konumlar lisanslı iş yükleri içinde kaldığı sürece, E5'e yükseltme yapmaya gerek kalmadan temel olarak etiket yayımlayabilir.

Uygulamada bir saklama ilkesine nasıl başlarsınız?

Bir ilke oluşturmadan önce, içeriklerin öncelikle saklanıp saklanmayacağını, öncelikle silinip silinmeyeceğini veya her ikisinin zaman içinde kademeli olarak uygulanıp uygulanmayacağını belirleyin, çünkü bu temel karar sonraki yapılandırmayı belirler. Ardından Purview uyumluluk portalında etkilenen iş yüklerini seçin ve genellikle oluşturma tarihinden veya son değişiklik tarihinden itibaren yıl olarak hesaplanan bir süre belirtin; bu, saklama ayarlarına ilişkin Microsoft kılavuzunda açıklanan şekildedir. Silinen içerikler çoğu durumda geri yüklenemediğinden, yeni bir ilkeyi tüm kiracıya genişletmeden önce önce tek bir site veya tek bir posta kutusunda test edin.

Salt saklamaya ek olarak nerede bir sürece ihtiyaç vardır?

Saklama ilkeleri kendileri herhangi bir bildirim tetiklemez ve belgelenmiş bir silme sürecinin yerini tutmaz; yalnızca içeriklerin ayarlandığı şekilde teknik olarak yeterince uzun süre saklanmasını veya yeterince zamanında silinmesini sağlar. Otomatik bir silme işleminden önce bir kişinin bilgilendirilmesini veya bir onay verilmesini de sağlamak isteyenlerin, bunun için Purview dışında, örneğin Power Automate veya yaklaşan sürelere tepki veren benzer bir otomasyon aracılığıyla ayrı bir sürece ihtiyacı vardır.

KOBİ'ler için Purview saklama hakkında sıkça sorulan sorular

Microsoft 365 Business Premium eksiksiz bir saklama stratejisi için yeterli mi?

Saklama ilkelerinin ve etiketlerinin temel kullanımı için evet, çünkü Microsoft'a göre Business Premium, etiket yayımlama için kullanım hakları sunan lisanslar arasında yer alır. İçerik tabanlı otomatik sınıflandırma gibi gelişmiş işlevler için bazen Business Premium'un standart kapsamının ötesine geçen ek Purview lisansları gerekir.

Bir saklama ilkesi ile bir etiket birbiriyle çelişirse ne olur?

Genel olarak, tek bir öğeye uygulanan bir etiket, daha hedefli bir kural olarak kabul edildiği için genel bir ilkeye göre önceliklidir. Aynı anda birden fazla kural geçerli olduğunda ek öncelik ilkeleri devreye girer; bu nedenle daha karmaşık kombinasyonları üretime geçmeden önce test içerikleri üzerinde kontrol etmekte fayda vardır.

Saklama süresi dolduktan sonra bir kez silinmiş bir e-postayı geri yükleyebilir miyim?

Bir silme süresi dolduktan ve bir ilke tarafından fiili silme işlemi gerçekleştirildikten sonra genellikle geri yükleme artık mümkün değildir; bu işlevin asıl amacı da budur. Bu nedenle bir ilkeyi üretimde etkinleştirmeden önce silme sürelerini özellikle dikkatli bir şekilde kontrol edin, süreleri sonradan düzeltmeye çalışmak yerine.

Bir saklama ilkesi Microsoft Teams'teki sohbetler için de geçerli mi?

Evet, Microsoft'a göre Teams, hem kanal mesajları hem de özel sohbetler için saklama ilkeleri tarafından kapsanan iş yükleri arasında yer alır. Kanal ve sohbet içeriklerinin teknik olarak farklı davranabileceğini ve tek tip bir kapsam varsaymak yerine her iki alanı da ayrı ayrı kontrol etmekte fayda olduğunu unutmayın.