История версий SharePoint: почему она пожирает место в хранилище и как её ограничить

Хранилище SharePoint в редчайших случаях заполняется самими видимыми файлами — обычно виноваты невидимые версии и корзина на заднем плане. С момента введения автоматических ограничений истории версий этот расход хранилища, по данным Microsoft, снижается до 96 процентов по сравнению с чистыми лимитами по количеству, при этом пользователям не приходится отказываться от старых версий. Тем, кто ищет причину переполненной квоты, стоит проверить в первую очередь именно эти области. По состоянию на август 2026 года.

Почему история версий заполняет хранилище, если никто не загружает большие файлы?

Один задокументированный практический случай на официальных форумах Microsoft Q&A демонстрирует характерную картину: один арендатор незаметно потерял около 140 терабайт свободного места, пока квота не была превышена и сайт не перешёл в режим только для чтения. В качестве основных причин в ответе называются содержимое корзины и накопленные версии файлов — именно те области, которые остаются невидимыми в обычном представлении библиотеки. Каждая сохранённая версия файла полностью учитывается в квоте хранилища, даже если изменилась лишь малая часть содержимого.

Чем автоматическая настройка отличается от фиксированного лимита по количеству?

Согласно документации Microsoft об ограничениях истории версий Automatic является рекомендуемой настройкой по умолчанию и работает по ступенчатому алгоритму вместо жёсткого лимита по количеству: в течение первых 30 дней сохраняются все версии до предела в 500, между 30 и 60 днём — только одна версия в час, между 60 и 180 днём — одна версия в день, а старше 180 дней — одна версия в неделю, пока снова не будет достигнут верхний предел в 500. Согласно руководству Microsoft по планированию хранилища версий это ступенчатое сокращение в задокументированном примерном периоде в шесть месяцев приводит примерно к 96 процентам меньшему объёму хранилища версий по сравнению с чистым лимитом по количеству, а в отдельном примере с непрерывным редактированием на протяжении нескольких месяцев — примерно к 94 процентам сокращения. При этом пользователи не теряют доступ к актуальным точкам восстановления, поскольку сохраняются именно более новые версии, которые с большей вероятностью понадобятся.

На каком уровне вообще можно устанавливать ограничения версий?

Ограничения истории версий действуют на четырёх возможных уровнях: организация, сайт, библиотека и отдельная учётная запись OneDrive. Глобальные администраторы и администраторы SharePoint устанавливают настройку по умолчанию для всей организации, которая автоматически применяется ко всем вновь создаваемым библиотекам. Владельцы сайтов могут разорвать это наследование для отдельного сайта, однако, согласно руководству Microsoft по изменению ограничений сайта исключительно через PowerShell, а не через графический интерфейс. Изменение на уровне сайта можно применить по выбору только к новым библиотекам, только к существующим или к обеим группам одновременно, при этом обновление существующих библиотек выполняется асинхронно в фоновом режиме и, по данным Microsoft, может занимать до 24 часов.

Что действует, если вместо Automatic я хочу установить ручной лимит?

В ручном режиме можно настроить лимит по количеству основных версий с дополнительным сроком истечения в днях или без него. Важно на практике: пользовательский интерфейс не позволяет задать значения менее 100 основных версий или менее 30 дней срока истечения, поскольку Microsoft прямо классифицирует такие низкие значения как риск непреднамеренной потери данных, даже если через публичный API технически можно было бы задать более низкие значения. Кроме того, версии, превышающие установленный лимит, удаляются окончательно, а не перемещаются в корзину, то есть после удаления их уже нельзя восстановить. Исключение действует для содержимого, находящегося под политикой хранения или удержанием eDiscovery: там ограничения версий, по данным Microsoft, игнорируются, пока срок хранения не истечёт или удержание не будет снято.

Тем, кто хочет решить задачу очистки SharePoint в рамках текущей автоматизации, поможет консультация по автоматизации.

Часто задаваемые вопросы об истории версий SharePoint

Следует ли выбрать для моей компании Automatic или ручной лимит?

Для большинства организаций Microsoft рекомендует настройку Automatic, поскольку она обеспечивает наилучший компромисс между хранилищем и пользой, не требуя от администраторов самостоятельно оценивать значения количества или срока истечения. Ручной лимит оправдан прежде всего там, где по регуляторным или внутренним причинам должно гарантированно сохраняться фиксированное, предсказуемое количество версий.

Могу ли я восстановить уже удалённые версии из корзины?

Это зависит от способа удаления. Если пользователь удаляет версию вручную из истории версий файла, она, по данным Microsoft, попадает в корзину сайта и может быть восстановлена там в течение ограниченного срока. Если же версии удаляются автоматически из-за установленного лимита или запланированного задания по обрезке, это полностью минует корзину и является окончательным.

Влияет ли новое ограничение на уровне организации автоматически на существующие библиотеки?

Нет, не автоматически. Изменённая настройка по умолчанию на уровне организации сначала применяется только к вновь создаваемым библиотекам. Чтобы привести существующие библиотеки в соответствие и сократить имеющиеся версии, согласно Microsoft, требуются дополнительные, отдельные шаги.

Препятствует ли лимит версий постоянному архивированию важных документов в качестве записи?

Нет. Документы, явно помеченные как запись, согласно Microsoft, исключены из автоматического удаления версий независимо от настроенного лимита.