Microsoft Lists или список SharePoint: одно хранилище, два интерфейса

Microsoft Lists и классический список SharePoint технически хранят данные одинаково: каждый список, который вы создаёте в приложении Lists, в итоге размещается в SharePoint Online — либо на сайте группы, либо, в случае личного списка, в вашем OneDrive for Business. Согласно официальному введению Microsoft в Lists приложение Lists использует SharePoint в качестве базовой службы хранения, поэтому разница заключается не в месте хранения, а в интерфейсе и шаблонах, которые дополнительно предоставляет Lists. На практике это означает, что вы можете в любой момент открыть существующий список SharePoint в Lists и наоборот, без необходимости переносить данные. По состоянию на: август 2026 г.

Где на самом деле хранятся личные списки?

Личные списки, которые вы при создании размещаете в разделе "Мои списки", а не на сайте, попадают в ваш собственный OneDrive for Business, который сам, в свою очередь, работает на базе SharePoint Online. Согласно разъяснению на форуме вопросов и ответов Microsoft личный список видим только вам, пока вы явно не предоставите к нему доступ, тогда как список, размещённый на сайте группы, автоматически наследует разрешения этого сайта. Для командных данных, над которыми должны работать несколько человек, список на сайте поэтому почти всегда правильный выбор; личные списки больше подходят для индивидуальных списков задач или черновиков, которыми пока не нужно делиться.

Что умеет приложение Lists такого, чего не умеет обычный список SharePoint?

Само приложение Lists не добавляет новую технологию хранения, а предоставляет собственную стартовую страницу с готовыми шаблонами для типичных сценариев использования, таких как отслеживание инцидентов, управление инвентарём или планирование мероприятий. Эти шаблоны представляют собой заранее настроенные структуры столбцов и представления, которые затем можно свободно адаптировать; технически при этом получается совершенно обычный список SharePoint. Кроме того, Lists предлагает мобильное приложение и возможность открывать списки прямо из Microsoft Teams, что для классического списка SharePoint без дополнительного шага не предусмотрено.

Как связаны между собой несколько списков?

С помощью столбцов подстановки (lookup-столбцов) вы можете в одном списке ссылаться на значения другого списка, например, чтобы в списке "Заказы" через столбец подстановки обращаться к соответствующей строке в списке "Клиенты". Это не заменяет реляционную базу данных, но для многих сценариев использования малого и среднего бизнеса этого достаточно, чтобы избежать дублирования данных. Важно сначала создать целевой список, поскольку столбец подстановки при создании уже ссылается на существующий список и не может задним числом указывать на ещё не существующий список.

Когда автоматизация на основе списков себя оправдывает?

Как только несколько человек регулярно создают или изменяют записи в списке, стоит обратить внимание на Power Automate, поскольку изменения статуса, новые строки или предоставление доступа можно напрямую передавать в поток, например, чтобы при появлении новой строки автоматически отправлять уведомление или запускать процесс согласования. Для компаний, которые не хотят выстраивать эту автоматизацию самостоятельно, NordFlux берёт на себя её настройку как проект с фиксированной стоимостью.

Часто задаваемые вопросы о Microsoft Lists и списках SharePoint

Могу ли я задним числом превратить список SharePoint в шаблон Lists?

Нет, существующий список нельзя задним числом привязать к шаблону, но вы можете вручную перенести представления и форматирование столбцов шаблонов на существующий список. По сути, шаблон — это лишь отправная точка для новых списков, а не постоянное свойство готового списка.

Потеряю ли я данные, если позже перенесу личный список на сайт?

Microsoft Lists не предлагает прямой функции переноса между "Моими списками" и сайтом; на практике вы экспортируете список и заново импортируете его в целевом месте. Поэтому для списков, которые предположительно будут использоваться несколькими людьми, с самого начала планируйте в качестве места хранения сайт группы.

Учитывается ли список в Lists в квоте хранилища SharePoint?

Да, поскольку данные технически находятся в SharePoint Online или OneDrive, они учитываются в соответствующей квоте хранилища арендатора или пользователя. Для большинства списков с текстовыми и числовыми столбцами это на практике не является существенным ограничением; заметно накапливаются лишь объёмные вложения.

Нужна ли мне дополнительная лицензия для Microsoft Lists?

Нет, Microsoft Lists является частью функциональности SharePoint Online и поэтому включён в распространённые планы Microsoft 365, содержащие SharePoint; отдельная лицензия не требуется. В случае сомнений проверьте свой текущий план в центре администрирования Microsoft 365, поскольку более старые или чисто Exchange-планы иногда не включают SharePoint.