Хранение данных Purview для 30 сотрудников: что действительно нужно настроить

Microsoft Purview с помощью двух отдельных инструментов регулирует, как долго содержимое в вашем клиенте Microsoft 365 хранится и когда оно автоматически удаляется: политики хранения для целых почтовых ящиков или сайтов и метки хранения для отдельных элементов. Согласно официальной документации Microsoft о хранении политики хранения охватывают такие рабочие нагрузки, как Exchange, SharePoint, OneDrive, Teams и Viva Engage, тогда как метки хранения обеспечивают более точное управление на уровне отдельных элементов. Для компании с 30 сотрудниками в большинстве случаев достаточно одной, широко применяемой политики, дополненной несколькими метками для особо чувствительных документов. По состоянию на: август 2026 г.

В чём разница между политикой и меткой?

Политика хранения действует на целые почтовые ящики, сайты или каналы Teams и определяет, как долго содержимое там должно храниться как минимум или когда оно должно быть удалено самое позднее, без необходимости вручную помечать отдельные файлы. Метка хранения, напротив, применяется к отдельным документам, электронным письмам или элементам списков либо вручную пользователями, либо автоматически на основе условий, и, как правило, переопределяет общую политику именно для этого элемента. Для большинства компаний малого и среднего бизнеса разумной отправной точкой является политика на уровне клиента; метки добавляются только тогда, когда отдельным типам документов, таким как договоры или кадровые документы, требуются иные сроки.

Какая лицензия нужна для публикации меток хранения?

Право публиковать метки хранения привязано к определённым лицензиям. Согласно документации Microsoft о требованиях к лицензии к ним относятся, среди прочего, Microsoft 365 Business Premium, а также планы E3 и E5, а кроме того — выделенные лицензии пакета Purview. Кроме того, важно соответствующее место хранения: для почтовых ящиков Exchange достаточно лицензий Exchange Online план 1 или 2, для мест хранения SharePoint или OneDrive — лицензий SharePoint Online план 1 или 2. Таким образом, клиент с Business Premium в принципе может публиковать метки без необходимости перехода на E5, пока целевые места хранения находятся в пределах лицензированных рабочих нагрузок.

Как на практике начать работу с политикой хранения?

Прежде чем создавать политику, определите, должно ли содержимое в первую очередь храниться, в первую очередь удаляться или и то, и другое поэтапно во времени, поскольку это базовое решение определяет последующую конфигурацию. Затем в портале соответствия Purview выберите затронутые рабочие нагрузки и укажите срок, обычно рассчитываемый в годах от даты создания или последнего изменения, как описано в руководстве Microsoft по настройкам хранения. Протестируйте новую политику сначала на одном сайте или одном почтовом ящике, прежде чем распространять её на весь клиент, поскольку однажды удалённое содержимое во многих случаях восстановить невозможно.

Где помимо самого хранения ещё нужен процесс?

Сами по себе политики хранения не вызывают никаких уведомлений и не заменяют документированный процесс удаления; они лишь обеспечивают, чтобы содержимое технически хранилось так долго или удалялось так своевременно, как настроено. Тому, кто дополнительно хочет обеспечить, чтобы перед автоматическим удалением был проинформирован человек или было получено согласование, требуется для этого отдельный процесс вне Purview, например через Power Automate или сопоставимую автоматизацию, реагирующую на приближающиеся сроки.

Часто задаваемые вопросы о хранении данных Purview для малого и среднего бизнеса

Достаточно ли Microsoft 365 Business Premium для полноценной стратегии хранения?

Для базового использования политик и меток хранения — да, поскольку, по данным Microsoft, Business Premium относится к лицензиям, предоставляющим права на использование для публикации меток. Для расширенных функций, таких как автоматизированная классификация на основе содержимого, иногда требуются дополнительные лицензии Purview, выходящие за рамки стандартного объёма Business Premium.

Что происходит, если политика хранения и метка противоречат друг другу?

Как правило, метка, применённая к отдельному элементу, имеет приоритет над общей политикой, поскольку она считается более целевым правилом. При одновременном применении нескольких правил вступают в силу дополнительные принципы приоритета, поэтому более сложные комбинации стоит проверять на тестовом содержимом перед использованием в рабочей среде.

Могу ли я восстановить однажды удалённое письмо после истечения срока хранения?

После истечения срока удаления и фактического удаления политикой восстановление, как правило, уже невозможно — в этом и заключается истинное назначение данной функции. Поэтому тщательно проверяйте сроки удаления перед активацией политики в рабочей среде, а не пытайтесь исправлять сроки задним числом.

Распространяется ли политика хранения также на чаты в Microsoft Teams?

Да, по данным Microsoft, Teams относится к рабочим нагрузкам, охватываемым политиками хранения, как для сообщений в каналах, так и для личных чатов. Учтите, что содержимое каналов и чатов может технически вести себя по-разному, и стоит проверять обе области отдельно, а не исходить из единого охвата.