Обязанность по электронным счетам: какой срок действует для какой компании

Обязанность по электронным счетам приходит не разом, а поэтапно. Поэтому самый частый вопрос на наших первичных встречах звучит так: с какого момента она конкретно касается моей компании? Ответ зависит прежде всего от одного числа, оборота предыдущего года. Эта статья разбирает сроки и определённо не является юридической или налоговой консультацией.

Срок обязанности по электронным счетам: какой этап действует для какой компании

Принимать электронный счёт все отечественные компании должны уже с 1 января 2025 года. Выставлять его компании с оборотом предыдущего года более 800 000 евро должны с 1 января 2027 года, все остальные компании самое позднее с 1 января 2028 года (по данным Федерального министерства финансов, FAQ по электронному счёту, на 2026 год). До соответствующей крайней даты действуют переходные положения, при которых бумажные и PDF-счета по-прежнему допустимы. Таким образом, обязанность приёма уже давно наступила, лишь обязанность выставления вводится поэтапно.

С 2025 года действует: принимать должны все компании

Тот, кто получает счета в сфере B2B, с 1 января 2025 года должен быть в состоянии принять и обработать структурированный электронный счёт. Этот этап не знает ни границы оборота, ни переходного срока. На практике для этого часто достаточно уже почтового ящика электронной почты и программы, способной прочитать формат. Момент, который многие недооценивают: деловой партнёр вправе с этого момента прислать вам настоящий электронный счёт, и вы должны уметь корректно его принять, даже если сами ещё отправляете бумагу или PDF.

Обязанность по электронным счетам в зависимости от размера компании: 2027 или 2028 год

При обязанности выставления над крайней датой решает размер компании, измеряемый облагаемым совокупным оборотом предыдущего года. Между 1 января 2025 года и 31 декабря 2026 года сначала все выставители счетов по-прежнему вправе выставлять прочие счета, такие как бумажные или PDF. С 1 января 2027 года эта свобода заканчивается для компаний с оборотом более 800 000 евро в 2026 году: тогда они должны выставлять электронные счета. Компании ниже этого порога получают на год больше времени и вправе рассылать прочие счета ещё до 31 декабря 2027 года (по данным Федерального министерства финансов, правовая основа параграф 27 абзац 38 UStG). С 1 января 2028 года обязанность выставления действует затем для всех.

Определяющим является совокупный оборот компании, а не прибыль и не только оборот от B2B-счетов. Тот, кто в 2026 году находится чуть ниже или выше 800 000 евро, должен заранее прояснить крайнюю дату со своим налоговым консультантом, ведь от этого зависит, будет ли релевантным сроком 2027 или 2028 год.

Что важно: XRechnung, ZUGFeRD и норма EN 16931

Электронный счёт в смысле закона это структурированный набор данных, который программа может автоматически прочитать и обработать. Допустимы форматы по европейской норме EN 16931, в Германии прежде всего XRechnung и ZUGFeRD начиная с версии 2.0.1 (за исключением профилей MINIMUM и BASIC-WL). ZUGFeRD при этом сочетает структурированную часть данных с читаемым PDF-представлением, тогда как XRechnung это чистый формат XML. Важно для понимания: отправленный по электронной почте простой PDF не подпадает под это определение, потому что ему не хватает структурированного формата (по данным Федерального министерства финансов). Отсканированный или распечатанный PDF, таким образом, не выполняет обязанность выставления начиная с соответствующей крайней даты.

Где вступает в дело автоматизация

Настоящая нагрузка редко кроется в отдельном формате счёта, а в повседневности до и после него. Входящие электронные счета нужно распознать, проверить, разнести по счетам и перенести в систему бухучёта, исходящие счета нужно сформировать в правильном формате и передать в подходящий канал. Именно эти повторяющиеся шаги можно автоматизировать, так что ваша команда касается только исключений, а не каждого счёта вручную.

Как конкретно можно автоматизировать приём счетов, от считывания до согласования, мы описали в статье Автоматическая обработка счетов. Для перехода входящего и исходящего документооборота в соответствии с форматом мы собираем эту тему на нашей странице об автоматизации электронных счетов.

Контроль остаётся у вас

Автоматизация у нас не означает, что чёрный ящик обрабатывает ваши счета. Мы настраиваем приём и выставление так, чтобы каждый шаг оставался прозрачным: вы видите, какой счёт когда был проверен и передан, и сохраняете согласование там, где ему место. Проверка формата, сопоставление и передача в бухгалтерию идут в фоне, а решение в спорном случае остаётся за вашей командой.

Окупится ли переход для вашей компании и в каком месте он экономит больше всего времени, лучше всего прояснить на конкретном процессе. Обзор того, как мы в принципе автоматизируем процессы, вы найдёте на нашей странице об автоматизации процессов.

Частые вопросы

С какого момента обязанность по электронным счетам действует для моей компании?

Принимать электронный счёт вы должны уметь с 1 января 2025 года. Выставлять вы должны с 1 января 2027 года, если ваш совокупный оборот в 2026 году превысил 800 000 евро, иначе с 1 января 2028 года (по данным Федерального министерства финансов). До соответствующей крайней даты бумажные и PDF-счета по-прежнему разрешены.

Является ли PDF-счёт электронным счётом?

Нет. Простой PDF по электронной почте по данным Федерального министерства финансов не считается электронным счётом, потому что ему не хватает структурированного, машиночитаемого формата. Электронный счёт в смысле закона это набор данных по норме EN 16931, например XRechnung или ZUGFeRD начиная с версии 2.0.1.

Какой оборот решает между крайней датой 2027 или 2028 года?

Определяющим является облагаемый совокупный оборот вашей компании в 2026 году, а не прибыль и не только обороты B2B. Если он превышает 800 000 евро, обязанность выставления действует с 2027 года, иначе с 2028 года. Пограничные случаи лучше всего прояснить с вашим налоговым консультантом.

Какие форматы допустимы для электронного счёта?

Допустимы форматы по европейской норме EN 16931. В Германии это прежде всего XRechnung и ZUGFeRD начиная с версии 2.0.1, за исключением профилей MINIMUM и BASIC-WL. XRechnung это чистый формат XML, ZUGFeRD соединяет набор данных с читаемым PDF-представлением.

Нужно ли мне полностью менять систему выставления счетов?

Чаще всего нет. Многие системы бухучёта и товарного учёта уже поддерживают эти форматы или получают обновление. Часто достаточно подключить приём и выставление в соответствии с форматом и автоматизировать передачу, вместо того чтобы менять всю программу.