Автоматическая обработка счетов: Document AI в среднем бизнесе

Во многих компаниях каждый входящий счёт сначала попадает в ручную работу: открыть, считать цифры, ввести в систему, сверить с заказом, переслать. Это та самая рутина, которая каждую неделю отнимает часы и никого не продвигает вперёд. Именно здесь вступает Document AI, и это часто первый процесс, который мы рекомендуем.

Что делает Document AI

Document AI считывает содержимое документа, то есть номер счёта, сумму, поставщика, позиции, и структурированно переносит их в Вашу систему. В отличие от жёсткого шаблона, он справляется и с разными макетами, ведь каждый поставщик оформляет свой счёт по-своему.

Как это работает на практике

Типичный автоматизированный приём входящих счетов проходит в несколько шагов:

• Счёт поступает по электронной почте или во входящие и регистрируется автоматически.
• Document AI считывает релевантные поля.
• Данные сверяются с заказом и с мастер-данными.
• При отклонениях запрос на согласование уходит ответственному человеку, иначе процесс идёт дальше.
• Счёт проводится и архивируется в защищённом от изменений виде.

Почему окупается именно этот процесс

Обработка счетов отвечает всем условиям хорошего первого шага: она выполняется часто, следует чётким правилам, а ошибки в ней дороги, от пропущенного срока скидки за досрочную оплату до двойного платежа. Поэтому автоматизация здесь окупается особенно быстро.

Что важно при внедрении

Важно оставить человека в нужном месте. Серьёзное решение не проводит вслепую, а задаёт пороги, начиная с которых выполняется проверка. Так же важна чистая интеграция с Вашей бухгалтерской системой, будь то DATEV или другая, чтобы не возник новый изолированный остров. Не менее важна и работа с исключениями: что происходит при неизвестном счёте, отсутствующей привязке к заказу, некруглой сумме? У хорошего решения для таких случаев есть чёткий путь, вместо того чтобы просто остановиться. Только это превращает демонстрацию в процесс, который выдерживает повседневную работу.

Какие инструменты для этого подходят, зависит от сценария применения. Ориентир даёт наше сравнение инструментов, а другие процессы показывают наши сценарии применения.

Что на самом деле экономит автоматизация

Польза возникает в двух местах. Во-первых, время: то, что раньше отнимало минуты на каждый документ в ручной работе, теперь идёт в фоне. При нескольких сотнях счетов в месяц это быстро складывается в дни. Во-вторых, ошибки: никаких перестановок цифр при ручном вводе, никакого двойного платежа, никакого пропущенного срока скидки за досрочную оплату. Именно второй пункт часто недооценивают, потому что отдельные ошибки дороги и их трудно отследить.

Архивирование с защитой от изменений

К аккуратному решению относится и то, что каждый счёт архивируется прослеживаемо и без возможности изменения, вместе с протоколом, кто, когда и что согласовал. Это не только порядок, но и условие того, чтобы автоматизация отвечала требованиям к надлежащему ведению бухгалтерского учёта.

Начинать с малого и следить за качеством данных

И при обработке счетов оправдан скромный старт. Вместо того чтобы сразу обрабатывать каждый документ каждого поставщика, начинают с небольшого числа поставщиков, чьи счета приходят часто и следуют чёткому шаблону. Когда это работает надёжно, добавляются другие поставщики и типы документов, например кредит-ноты или напоминания об оплате. Так Вы рано увидите результат, и решение растёт на реальных случаях, а не на предположениях. С этим тесно связано качество данных в фоне. Агент сверяет счета с Вашими мастер-данными, и только если поставщики и счета учёта там аккуратно ведутся, сверка проходит гладко. Поэтому стоит перед стартом взглянуть на мастер-данные и устранить очевидные дубликаты или пробелы. Эта подготовительная работа неброская, но именно она определяет, сколько случаев в итоге проходит без дополнительных вопросов.

Частые вопросы

Распознаёт ли Document AI также разные макеты счетов?

Да. В отличие от жёстких шаблонов, Document AI справляется с разными макетами и считывает релевантные поля даже тогда, когда каждый поставщик строит свой счёт по-своему.

Действительно ли каждый счёт проводится автоматически?

Нет, и это сделано намеренно. Понятные случаи проходят, сомнительные уходят на согласование человеку. Вы задаёте пороги, начиная с которых выполняется проверка.

Можно ли подключить это к DATEV?

Как правило, да. Чистая интеграция с имеющейся бухгалтерской системой входит во внедрение, чтобы не возникли ни двойной ввод, ни новый программный остров.