Выбор процессов для RPA: каталог критериев для автоматизируемых процессов

Не каждый процесс, который кажется повторяющимся, автоматически подходит для роботизированной автоматизации процессов (RPA). Прежде чем тратить время на запись и создание desktop-flow, стоит трезво взглянуть на сам процесс: насколько он основан на четких правилах, насколько стабилен интерфейс, с которым он работает, и как часто он на самом деле выполняется? В официальной документации по Power Automate компания Microsoft намеренно разделяет два вида автоматизации, цифровой автоматизации процессов на основе API и роботизированной автоматизации процессов на основе пользовательского интерфейса, и именно это различие является первым фильтром в любом каталоге критериев для выбора процессов.

В этой статье рассказывается, по каким критериям оценивать процессы для RPA, когда лучше делать ставку на облачные потоки на основе API, и как process mining и task mining помогают систематически находить кандидатов вместо выбора наугад.

RPA или всё же автоматизация через API?

Первый шаг в выборе любого процесса — это вообще не вопрос RPA, а вопрос архитектуры. Согласно документации Microsoft о типах автоматизации, следует для каждого приложения, у которого есть готовый коннектор или открытый API, отдавать предпочтение цифровой автоматизации процессов через облачные потоки. По данным Microsoft, API обычно остаются стабильными даже при дальнейшем развитии приложения, поскольку разработчики ПО активно следят за тем, чтобы не нарушать существующие интерфейсы.

RPA вступает в игру только тогда, когда именно этого не хватает: устаревшее (legacy) приложение, старое ПО для Windows или веб-портал без документированного API. С помощью RPA вы обучаете Power Automate имитировать клики мыши и ввод с клавиатуры так, как это делал бы человек. Недостаток прямо указан в той же документации: RPA склонна ломаться при изменении макета интерфейса или обновлениях локального компьютера, а инструкции для бота должны быть очень точными, например, действительно ли всегда имеется в виду ячейка B3 или первая пустая ячейка в столбце B. Именно поэтому каталог критериев для RPA спрашивает не только о том, можно ли автоматизировать процесс, но и о том, является ли RPA вообще правильным видом автоматизации для него.

Каталог критериев: семь признаков хорошего кандидата для RPA

Чем больше следующих пунктов применимо к процессу, тем лучше он подходит для RPA. Если сразу нескольких из них не хватает, необходимо либо изменить процесс перед автоматизацией, либо имеет смысл выбрать другой путь автоматизации.

• Основан на правилах, без права на усмотрение: процесс следует фиксированной логике «если-то» вместо решений по отдельным случаям. Как только сотрудник принимает решение на основе опыта или интуиции, процесс становится непригодным для классического RPA, если только вы не дополните его промежуточными шагами с поддержкой ИИ.
• Большой объём и регулярная повторяемость: процесс, который выполняется вручную за пять минут десять раз в год, редко оправдывает затраты на запись, тестирование и обслуживание бота. Процессы с ежедневными или еженедельными запусками окупаются значительно быстрее.
• Структурированные цифровые входные данные: формы, таблицы, электронные письма фиксированного формата или поля базы данных можно надёжно считывать. Рукописные заметки, неструктурированный свободный текст или телефонные звонки — плохая отправная точка для чистого RPA.
• Стабильный интерфейс приложения: поскольку, по данным Microsoft, RPA работает непосредственно с экранным интерфейсом, вам нужны приложения, макет которых редко меняется. Часто обновляемые веб-приложения с меняющимся расположением элементов существенно повышают риск обслуживания.
• Чётко определённые начальная и конечная точки: хороший кандидат начинается с чёткого триггера, например входящего письма или новой записи, и заканчивается проверяемым результатом. Процессы, растянутые на несколько дней или ожидающие внешней обратной связи, можно автоматизировать, но им требуется более чёткое моделирование процесса.
• Низкая доля исключений: если процесс проходит абсолютно одинаково более чем в 80–90 процентах случаев, автоматизация стандартного пути оправдана, а редкие исключения по-прежнему обрабатываются вручную или передаются человеку через эскалацию.
• Измеримая польза: экономию времени, снижение количества ошибок или ускорение времени выполнения следует заранее хотя бы приблизительно оценить в цифрах. Без измеримой пользы отсутствует основание для оправдания затрат на создание и эксплуатацию.

Attended или unattended: процесс определяет режим работы

Даже если процесс в принципе подходит для RPA, подходящий режим работы может сильно отличаться. При использовании attended RPA бот работает непосредственно вместе с человеком, который запускает выполнение и находится за экраном, например, для задач в клиентском сервисе, где сотрудник проверяет последний шаг. При использовании unattended RPA процесс полностью выполняется в фоновом режиме без участия человека.

Для unattended-кандидатов, согласно документации Microsoft о неконтролируемых (unattended) настольных потоках, действуют дополнительные технические требования, которые следует учитывать уже на этапе выбора процесса:

• Целевой компьютер должен быть полностью разлогинен и доступен; в Windows 10 и 11 даже заблокированный активный сеанс уже препятствует неконтролируемому запуску.
• Разрешение экрана удалённого сеанса может отличаться от разрешения, с которым поток был изначально записан, что может привести к ошибкам в элементах интерфейса, если оно не задано заранее.
• Неконтролируемые запуски нельзя выполнять с повышенными правами, что может стать критерием исключения для процессов с требованиями администратора.

Процессы, которые должны выполняться ночью, по выходным или с высокой частотой, например импорт счетов или сверка нормативно-справочных данных, являются классическими unattended-кандидатами. Процессы с шагами утверждения или ситуативной проверкой скорее остаются за attended RPA или гибридной формой из облачного потока и шага согласования.

Систематический поиск кандидатов вместо угадывания

Вместо того чтобы выбирать процессы наугад, Power Automate предлагает два инструмента — process mining и task mining, — которые находят кандидатов на основе данных. Согласно обзору Microsoft по process mining и task mining, process mining лучше подходит для выявления неэффективности в общекорпоративных процессах, таких как дебиторская задолженность или order-to-cash, с помощью журналов событий. Task mining, напротив, фокусируется на отдельных действиях на рабочем столе, анализируя записанные действия пользователя и показывая, какие приложения отнимают больше всего времени.

Обе функции отмечают кандидатов на автоматизацию непосредственно на карте процесса. Согласно документации по рекомендациям по автоматизации, синие значки рекомендаций на действиях в карте процесса указывают, где целесообразна автоматизация. С помощью опции Автоматизировать действия вы попадаете прямо в конструктор форм Power Automate, который предлагает подходящие рекомендации по коннекторам для отмеченных действий. Так вы сразу видите, решается ли действие лучше через стандартный коннектор в виде облачного потока или действительно через RPA.

Практический чек-лист: пять шагов к надёжному кандидату

1. Чётко очертить процесс: определите начало, конец и все варианты процесса, прежде чем вообще говорить об автоматизации.

2. Проверить вариант с API: если для задействованных приложений существует коннектор или открытый API, автоматизация через облачный поток почти всегда является более надёжным выбором.

3. Применить каталог критериев: проверьте основанность на правилах, объём, структуру данных, стабильность интерфейса, долю исключений и пользу с помощью семи признаков, перечисленных выше.

4. Определить режим работы: исходя из потребности в контроле и частоты выполнения решите, подходит ли attended или unattended RPA.

5. Проверить данными: используйте process mining или task mining, чтобы сверить свою оценку с реальными данными выполнения, а не с предположениями.

Тот, кто последовательно проходит эти пять шагов, избегает самой распространённой причины провала RPA-проектов: бота, созданного на основе нестабильного или слишком редко выполняемого процесса, который уже через несколько недель требует больше усилий на обслуживание, чем экономит. Если вы не уверены, какие из ваших процессов действительно созрели для автоматизации, структурированная инвентаризация часто помогает больше, чем попытка сразу взяться за самый крупный процесс. С помощью консалтингу по Power Automate от NordFlux мы вместе с вами проходим именно этот каталог критериев по всему ландшафту ваших процессов, чтобы ваши цифровые сотрудники применялись там, где они действительно приносят эффект, а вы при этом всегда сохраняли контроль над выбором и эксплуатацией.

Часто задаваемые вопросы

Какой критерий является самым важным при выборе процесса для RPA?

Единого важнейшего критерия не существует, но основанность на правилах имеет наибольший вес: как только процесс требует ситуативных решений по усмотрению, классический RPA достигает своих пределов, независимо от того, насколько высоки объём или польза. Поэтому сначала проверьте, действительно ли процесс протекает по фиксированным правилам, прежде чем оценивать остальные критерии.

Когда лучше автоматизировать процесс через облачные потоки, а не через RPA?

Всегда, когда для задействованных приложений существует коннектор или открытый API. По данным Microsoft, API значительно стабильнее пользовательских интерфейсов, поскольку производители активно избегают нарушения существующих интерфейсов, тогда как макеты экранов при обновлениях часто меняются, из-за чего RPA-потоки более подвержены сбоям.

Как найти кандидатов для RPA, не оценивая каждый процесс по отдельности?

Process mining и task mining в Power Automate автоматически анализируют журналы событий и записанные действия пользователей и отмечают возможности автоматизации прямо на карте процесса. Это заменяет ручную индивидуальную проверку приоритизацией на основе данных и одновременно показывает, является ли коннектор или desktop-поток более подходящим решением.

Чем attended RPA отличается от unattended RPA при выборе процесса?

Attended RPA подходит для процессов, в которых человек активно участвует за экраном и осознанно запускает бота, например при прямом контакте с клиентом. Unattended RPA подходит для процессов, не требующих контроля и предназначенных для выполнения в фоновом режиме, но для этого требуется полностью разлогиненный целевой компьютер и фиксированное разрешение экрана, чтобы распознавание интерфейса работало надёжно.

Можно ли автоматизировать процесс с большим количеством исключений?

Частично. Если большинство случаев проходит по одному и тому же шаблону и лишь небольшая часть отклоняется, вы автоматизируете стандартный путь, а исключения передаёте человеку через эскалацию. Если же доля исключений составляет 30 процентов и более, обычно стоит упростить процесс или чётче регламентировать его перед автоматизацией.