Совладелец вместо одиночки: настройка совладельцев в Power Automate

Поток месяцами работает без сбоев: обрабатывает счета, отправляет напоминания или синхронизирует данные между двумя системами. У него один владелец — обычно тот, кто изначально его создал. Пока всё работает гладко, это никогда не бросается в глаза. Проблема проявляется только тогда, когда именно этот человек уходит в отпуск, заболевает или увольняется из компании: никто не может редактировать поток, просматривать журнал выполнения или устранить истёкшее подключение.

Решение простое и занимает всего несколько минут: добавить хотя бы одного совладельца, так называемого co-owner, лучше всего сразу при создании потока, а не только тогда, когда возникает проблема. В этой статье рассказывается, что совладелец в Power Automate имеет право делать согласно официальной документации Microsoft, как его настроить и почему именно эта настройка предотвращает сценарий, при котором владелец потока покидает компанию и больше ни у кого нет доступа.

Почему единственный владелец потока — это риск

По умолчанию Power Automate назначает каждый облачный поток ровно одному человеку — пользователю, который его создал. Согласно документации Microsoft об изменении владельца потока, это назначение является неотъемлемой частью идентификации потока. Пока не добавлен совладелец, всё управление потоком зависит от одного-единственного человека, включая лицензию, подключения и разрешения.

Если этот человек покидает компанию, поток становится так называемым осиротевшим потоком. Microsoft прямо описывает в инструкции по работе с осиротевшими потоками, что поток без действительного владельца может завершиться сбоем, как только он использует подключения, привязанные к более не существующей учётной записи. Устранение проблемы тогда происходит через центр администрирования Power Platform или командлеты PowerShell, такие как Set-AdminFlowOwnerRole, а это отнимает время, которого попросту не требуется при заранее настроенном совладельце. Ещё неприятнее ситуация с так называемым потоком, не поддерживающим решения: здесь, согласно документации, владельца вообще нельзя заменить напрямую, поскольку владелец является частью идентификации потока. Остаётся лишь обходной путь через экспорт и импорт или функцию «Сохранить как», чтобы вообще снова получить активного владельца.

Что на самом деле разрешено совладельцу в Power Automate

Согласно инструкции по предоставлению общего доступа к облачному потоку, совладелец обладает практически теми же правами, что и первоначальный создатель. Конкретно совладелец может:

• полностью просматривать журнал выполнения потока
• управлять свойствами, то есть запускать, останавливать поток или обновлять подключения
• редактировать определение, например добавлять или удалять действия или условия
• добавлять или удалять других владельцев, за одним исключением
• полностью удалить поток

Это единственное исключение важно: согласно документации, совладелец не может удалить первоначального создателя из списка владельцев. В остальном действует правило: полный контроль для каждого совладельца. Именно поэтому, по данным Microsoft, эта роль должна предоставляться только тем людям или группам, которым Вы действительно доверяете, ведь совладелец может изменить или удалить поток так же легко, как и человек, который его создал.

Настройка совладельца: как это сделать

Добавление совладельца на практике занимает меньше минуты:

1. Войти в Power Automate и открыть Мои потоки.

2. Выбрать нужный поток, открыть меню из трёх точек (⋮) и выбрать Предоставить общий доступ.

3. Ввести имя, адрес электронной почты или название группы человека, который должен стать совладельцем.

После этого поток автоматически появляется у добавленного человека в разделе Командные потоки, и он может управлять им оттуда точно так же, как и созданным им самим потоком. Для потоков, связанных со SharePoint, можно даже указать в качестве совладельца целый список SharePoint: каждый, у кого есть права на редактирование этого списка, автоматически получает права на редактирование потока, без необходимости вручную вести учёт отдельных людей.

Совладелец или разрешение только на запуск? Разница имеет значение

Не каждому человеку, которому нужно использовать поток, требуется полный контроль совладельца. В Power Automate дополнительно предусмотрено разрешение только на запуск, при котором кто-то может вручную запустить поток, например с помощью кнопки, не видя логику и не имея доступа к журналу выполнения. Руководство по предоставлению общего доступа и разрешениям для облачных потоков однозначно формулирует рекомендацию: совладельцев следует добавлять только по мере необходимости для совместной работы над потоком; в большинстве случаев для широкого использования вполне достаточно разрешения только на запуск.

Пример из документации делает эту разницу наглядной: у команды поддержки есть поток, который создаёт тикет и отправляет подтверждение. Десять коллег должны иметь возможность его использовать. Как пользователи с правом только на запуск, они могут запустить поток с помощью кнопки, но не могут его редактировать, удалять или просматривать его историю. Роль совладельца нужна только тому, кто действительно должен участвовать в разработке или обслуживании.

Сколько совладельцев имеет смысл?

Каждый дополнительный совладелец фактически является ещё одним полноценным владельцем. Поэтому в руководстве рекомендуется предоставлять совладение экономно и регулярно его пересматривать: если, например, поток был предоставлен внешнему консультанту или внешнему разработчику для устранения неполадок, доступ следует убрать после завершения задачи, если нет постоянной необходимости. На практике в NordFlux это означает: лучше два-три постоянных совладельца на каждый критически важный для бизнеса поток, чем длинный, неухоженный список. Так Вы сохраняете контроль над тем, у кого действительно есть доступ, не впадая в панику при каждой смене персонала.

Чего совладелец не решает

Совладелец смягчает риск единичного отказа, но не заменяет полноценное управление. Для по-настоящему критически важных для бизнеса, постоянно работающих потоков стоит также обратить внимание на потоки, поддерживающие решения: только у них, согласно документации, владение можно передать чисто и полностью, включая журнал выполнения и ссылки на подключения, а прежний и новый владелец автоматически становятся совместными владельцами после передачи. У потоков, не поддерживающих решения, даже при наличии совладельца создатель всегда технически остаётся закреплённым в круге владельцев, если только кто-то не пойдёт обходным путём через экспорт, импорт или функцию «Сохранить как».

Чек-лист: думать о совладельце с самого начала

• При создании нового потока сразу же добавлять хотя бы одного совладельца, а не только после первого инцидента.
• Для широкого использования предоставлять разрешение только на запуск, а не совладение.
• Просматривать списки совладельцев минимум раз в квартал и удалять доступ, который больше не нужен.
• По возможности создавать критически важные для бизнеса потоки как потоки, поддерживающие решения, чтобы владение впоследствии можно было передать чисто.
• Документировать ответственность: кто является основным владельцем, кто совладельцем и кого уведомляют при изменении этого.

Тем, кто управляет более крупной инфраструктурой Power Automate и хочет раз и навсегда навести порядок в управлении, лицензиях и структурах владения, поможет предложение по Power Automate от NordFlux. Так автоматизация остаётся стабильной даже при смене персонала, и Вы всегда сохраняете контроль над тем, кто отвечает за какой поток.

Часто задаваемые вопросы

Что может совладелец, чего не может первоначальный создатель?

Ничего. Согласно документации, совладелец обладает теми же правами, что и создатель, с одним-единственным ограничением: он не может удалить первоначального создателя из списка владельцев. В остальном права на редактирование, удаление и предоставление доступа идентичны.

Могу ли я впоследствии снова удалить совладельца?

Да. На странице сведений о потоке можно открыть редактирование в разделе «Владельцы», и там любой владелец или совладелец может удалить другого совладельца с помощью значка удаления. Важно: если этот человек использовал в потоке собственные подключения, Вам следует впоследствии проверить эти подключения и при необходимости обновить их.

Что произойдёт, если единственный владелец потока покинет компанию, а совладелец не был настроен?

Поток становится осиротевшим и может завершиться сбоем, как только он использует подключения, привязанные к более не активной учётной записи. Администраторам тогда придётся вручную назначить нового совладельца в центре администрирования Power Platform или через PowerShell, что значительно более трудоёмко, чем настроить его заранее.

Стоит ли добавлять больше совладельцев или больше пользователей с правом только на запуск?

В большинстве случаев — пользователей с правом только на запуск. Microsoft прямо рекомендует ограничивать совладение теми людьми, которые действительно участвуют в разработке или обслуживании потока, а всем остальным, кому нужно лишь использовать поток, предоставлять только доступ на выполнение.

Распространяется ли функция совладельца также на настольные потоки в RPA?

Да, по собственной модели. Для настольных потоков при предоставлении доступа Вы явно выбираете между ролью «Пользователь», которая разрешает только запуск, и ролью «Совладелец», которая даёт полные права на редактирование, предоставление доступа и удаление настольного потока. Таким образом, принцип тот же, что и для облачных потоков, различается лишь немного название уровней разрешений.