Согласование с настраиваемыми ответами в Power Automate

На практике одобрить или отклонить часто недостаточно. Многим процессам согласования требуется больше нюансов: запрос дополнительной информации, одобрение с условиями или выбор из нескольких уровней скидки. Для этого в Power Automate есть тип согласования Настраиваемые ответы, с помощью которого можно определить собственные варианты ответов вместо стандартных значений «Одобрить» и «Отклонить».

В этой статье мы покажем, как построить поток согласования с настраиваемыми ответами, как затем обработать ответ в дальнейшем ходе потока и где лежат границы этого подхода. В основе лежит официальная документация Microsoft по Power Automate. При этом вы сохраняете полный контроль над тем, какие варианты видят согласующие и как ваш поток реагирует на каждый отдельный ответ.

Чем настраиваемые ответы отличаются от «Одобрить/Отклонить»?

Действие «Запустить и дождаться согласования» согласно документации Microsoft о первых шагах с согласованиями поддерживает в общей сложности пять типов согласования. Два из них — это известные стандартные варианты «Одобрить/Отклонить», либо с правилом «Все должны одобрить», либо «Первый ответивший». Для всего, что выходит за рамки простого «да» или «нет», есть еще два типа:

• Настраиваемые ответы — дождаться одного ответа: вы сами определяете варианты выбора, и ответ первого отреагировавшего человека завершает процесс.
• Настраиваемые ответы — дождаться всех ответов: также со свободно определяемыми вариантами, но поток ожидает, пока не ответит каждый назначенный человек.

Дополнительно существует последовательное согласование, при котором нескольких людей опрашивают одного за другим в фиксированном порядке. Однако для большинства сценариев с индивидуальными вариантами ответов вполне достаточно этих двух типов настраиваемых ответов.

Как настроить поток согласования с настраиваемыми ответами

Согласно руководству Microsoft по созданию настраиваемых вариантов ответов, структура всегда следует одному и тому же образцу, независимо от того, какой триггер запускает поток:

• После триггера добавьте действие «Запустить и дождаться согласования».
• В поле Тип согласования выберите один из двух вариантов с «Настраиваемыми ответами».
• В поле Элемент вариантов ответа введите первый вариант, например «Принять», и выберите Добавить новый элемент, чтобы добавить другие варианты, например «Отклонить» или «Требуется дополнительная информация».
• Заполните Заголовок, Назначено и Сведения, чтобы согласующий понимал, о чём он принимает решение.

В качестве примера в документации используется отчет о расходах, загружаемый в SharePoint, который запускает три варианта ответа: Принять, Отклонить или Требуется дополнительная информация. Та же структура работает независимо от триггера, будь то список SharePoint, форма или ручной запуск.

Пример: согласование скидки с четырьмя вариантами ответа

Второй практический пример из руководства Microsoft по распространенным сценариям согласования показывает, насколько гибко можно применять эту концепцию: сотрудники отдела продаж вносят запрос на скидку в список SharePoint, который запускает поток. Затем согласующий может выбрать один из четырех вариантов, например «До 5%», «До 10%», «До 15%» или «Отклонено». Так вы получаете более детализированное решение без необходимости строить отдельный поток для каждого уровня скидки.

Как обработать ответ в потоке?

После действия согласования в выборе динамического содержимого становится доступно поле Результат, которое содержит именно тот текст выбранного варианта ответа. Чтобы отреагировать на него, добавьте Условие или действие Switch и проверьте значение поля «Результат». В примере с отчетом о расходах это могло бы выглядеть так:

• Если ответ «Принять», письмо отправляется в бухгалтерию с просьбой о возмещении.
• Если «Отклонить», отправитель получает сообщение об отклонении.
• Если «Требуется дополнительная информация», отправителю отправляется уточняющий вопрос.

Важно: сравнение в условии должно точно соответствовать тексту, который вы указали в вариантах ответа, поскольку Power Automate оценивает текст как обычную строку символов.

Какие ограничения следует знать?

Прежде чем использовать настраиваемые ответы в продакшене, стоит взглянуть на задокументированные ограничения:

• Пять ответов в Outlook: согласно документации, действенные сообщения (Actionable Messages) в Outlook и Outlook Web Access показывают непосредственно в письме только первые пять определенных вариантов ответа. Остальные варианты доступны через недейственное HTML-письмо, центр согласований в Power Automate, мобильное приложение или Microsoft Teams.
• Ограничение размера данных при большом числе получателей: согласования с настраиваемыми ответами могут завершиться ошибкой, если они отправляются с типом «Дождаться всех ответов» очень большому числу людей, поскольку поле результата тогда достигает предела размера.
• Особый случай единственного варианта ответа: если вы используете только один настраиваемый ответ, Outlook и OWA автоматически расширяют поле ответа, так что отдельную кнопку выбирать не требуется.

Тем, кто не хочет просто на скорую руку собрать такую структуру согласования, а хочет построить ее аккуратно и с продуманной обработкой ошибок, поможет консалтинг NordFlux по Power Automate в вопросах концепции и реализации.

Требования и лицензирование

Согласно документации, потоки согласования хранят свои данные в Microsoft Dataverse. Если ваш поток выполняется в нестандартной среде, при самом первом запуске автоматически создается база данных Dataverse, для чего выполняющему потребуется роль администратора в этой среде. В стандартной среде этот шаг отпадает, поскольку база данных предоставляется там автоматически. Поскольку коннектор согласований является стандартным коннектором, для использования достаточно любой лицензии, дающей доступ к Power Automate, например лицензии Power Automate, Microsoft 365 или Dynamics 365 со встроенными функциями Power Automate. Дополнительная премиум-лицензия для настраиваемых ответов не требуется.

Часто задаваемые вопросы

Сколько настраиваемых ответов я могу определить в потоке?

Технически можно создать сколько угодно вариантов ответа. Однако в Outlook и Outlook Web Access из действенных сообщений напрямую кликабельными отображаются только первые пять определенных вариантов. Дополнительные варианты остаются доступны через центр согласований Power Automate, мобильное приложение, сопроводительное HTML-письмо или Microsoft Teams.

В чём разница между «дождаться одного ответа» и «дождаться всех ответов»?

При «дождаться одного ответа» первый поступивший ответ от любого назначенного человека завершает шаг согласования, а остальные запросы больше не требуются. При «дождаться всех ответов», напротив, должен ответить каждый назначенный человек, прежде чем поток продолжится следующими шагами. Выбор зависит от того, достаточно ли одного согласия или действительно нужно услышать всех участников.

Как я обрабатываю конкретный ответ в дальнейшем ходе потока?

Используйте поле Результат из выбора динамического содержимого действия согласования и сравните его в условии или действии Switch с точным текстом ваших вариантов ответа. Поскольку сравнение выполняется посимвольно, обязательно избегайте опечаток или различий в написании между определенным вариантом и условием.

Нужна ли мне премиум-лицензия для настраиваемых ответов?

Нет. Коннектор согласований относится к стандартным коннекторам, поэтому достаточно любой лицензии, которая в принципе дает доступ к Power Automate и стандартным коннекторам. Сюда входят обычные лицензии Power Automate, многие тарифы Microsoft 365, а также лицензии Dynamics 365 со встроенными функциями Power Automate.

Могу ли я отменить или переназначить выполняющийся запрос на согласование?

Да. В центре согласований Power Automate вы можете отменить отправленный, еще открытый запрос с помощью кнопки «Отменить». Как согласующий, вы можете передать назначенный вам запрос другому человеку через три точки и «Переназначить». Как исходный заявитель напрямую сделать это нельзя — там остается только отмена и последующая корректировка назначенного человека в самом потоке.