Die meisten Meldungen erreichen Ihre IT nicht über ein Ticketsystem, sondern per Teams-Nachricht, Zuruf im Flur oder Mail an eine Person statt an ein Postfach. Wir bauen die Strecke davor: Jede Meldung wird zu einem Ticket mit Kategorie, Priorität und Frist, Standardfälle laufen automatisch durch, und am Monatsende sehen Sie, was Ihre IT wirklich beschäftigt. Werkzeugneutral, auf dem System, das bei Ihnen schon läuft.
Zwischen Teams-Nachricht, Mail und Zuruf gibt es keine gemeinsame Liste, und wer am lautesten fragt, wird zuerst bedient. Die eigentliche Störung ist in zehn Minuten behoben, das Drumherum kostet den halben Vormittag.
Nicht die Fehlerbehebung ersetzen wir, sondern die Verwaltung drumherum. Jeder Schritt lässt sich einzeln einführen, Sie müssen kein neues Ticketsystem einkaufen.
Ob die Meldung als Mail ans Support-Postfach, als Teams-Nachricht oder über ein Formular kommt: Sie landet als Vorgang in einer Liste, mit Melder, Zeitstempel und Betreff. Was vorher als Direktnachricht bei einer Person lag, ist danach für das ganze Team sichtbar. Der Melder bekommt eine Eingangsbestätigung mit Vorgangsnummer.
Ersparnis 3–5 h pro Woche im ErfassenDer Vorgang wird eingeordnet: Hardware, Konto und Berechtigung, Anwendungsfehler oder Netzwerk. Daraus ergeben sich Priorität und zuständige Gruppe, ohne dass jemand vorsortiert. Kritische Begriffe wie Serverausfall oder Verschlüsselung heben den Vorgang sofort an die Spitze.
Wirkung Dringend schlägt lautPasswortzurücksetzung, Softwarefreigabe, Verteilerpflege oder ein neues Postfach sind keine Störungen, sondern Anträge mit festem Ablauf. Wir hinterlegen sie als Strecke mit Genehmigung, sodass der Vorgang nach der Freigabe selbst läuft. Ihre IT prüft, statt zu klicken.
Ersparnis Kein Handgriff je StandardfallZu wiederkehrenden Fragen schlägt der Ablauf die passende Anleitung aus Ihrem freigegebenen Wissensbestand vor, bevor ein Techniker den Vorgang öffnet. Der Vorschlag geht an den Melder, der Vorgang bleibt offen, bis er bestätigt ist. Erfundene Antworten gibt es nicht, es wird nur zitiert, was bei Ihnen dokumentiert ist.
Wirkung Wiederholfragen fangen sich selbst abJede Priorität bekommt eine Reaktions- und eine Lösungsfrist. Läuft eine Frist, meldet sich der Ablauf beim zuständigen Techniker und danach bei der Leitung, bevor die Frist gerissen ist, nicht danach. Der komplette Verlauf bleibt am Vorgang nachvollziehbar.
Wirkung Eskalation vor dem FristablaufWir setzen auf das, was bei Ihnen bereits läuft. Ob Microsoft 365 im Haus ist oder eine eigene Umgebung: Die Entscheidung fällt in der Erstanalyse, nicht im Verkaufsgespräch.
Ablaufsteuerungn8n nimmt Meldungen aus Postfach, Formular und Chat entgegen, ordnet sie ein und schreibt sie in Ihr Ticketsystem oder eine eigene Liste. Läuft auf einem Server in Deutschland, wenn Ihre Daten das Haus nicht verlassen sollen. Jeder Durchlauf ist protokolliert und einzeln nachvollziehbar.
Microsoft 365Kommen die Meldungen in Teams an, bleibt die Strecke in der Microsoft-Welt: Power Automate erzeugt den Vorgang, setzt Genehmigungen auf und meldet Fristen zurück. Für Häuser mit Microsoft 365 ist das meist der kürzere Weg, weil keine zusätzliche Umgebung dazukommt.
Damit Standardfragen sich selbst abfangen, braucht der Helpdesk eine belastbare Wissensbasis. Wir binden Ihre vorhandenen Anleitungen aus SharePoint oder dem Wiki an und lassen den Assistenten nur daraus antworten, mit Quellenangabe. Was nicht dokumentiert ist, wird nicht erfunden, sondern eskaliert.
Wir setzen eine erste Helpdesk-Strecke in 30 Tagen produktiv, zum vorher vereinbarten Festpreis. Kein offener Stundenzettel, kein Projekt, das sich über Quartale zieht.
Wir sehen uns an, wo Meldungen heute wirklich ankommen und welche Fälle sich wiederholen. Am Ende steht eine Liste der Vorgangsarten, sortiert nach Häufigkeit und Zeitaufwand.
Wir legen mit Ihnen fest, welche Kategorien es gibt, welche Priorität welche Frist bekommt und wer was freigeben darf. Diese Entscheidungen treffen Sie, wir schreiben sie auf und bauen sie nach.
Die Strecke entsteht und läuft zunächst parallel zum bisherigen Weg. So sehen Sie an echten Vorgängen, ob Einordnung und Eskalation passen, ohne dass etwas verloren geht.
Sie bekommen die Dokumentation, eine Einweisung für Ihre IT und einen festen Ansprechpartner. Danach können Sie Kategorien und Fristen selbst anpassen, ohne uns zu fragen.
Diese Seite behandelt den internen Helpdesk für Ihre eigenen Mitarbeiter. Kommen die Anfragen von außen, aus Mail, Telefon, Formular oder WhatsApp, ist die Strecke eine andere und wir bauen sie entsprechend anders. In der Übersicht finden Sie die passende Seite dazu.
In der kostenlosen Erstanalyse sehen wir uns 60 Minuten lang an, wo Ihre Meldungen heute hängen bleiben und welche Fälle sich am schnellsten automatisieren lassen. Unverbindlich, und Sie bekommen die Einschätzung auch dann, wenn wir nicht zusammenarbeiten.
Nein. Wenn bereits ein System läuft, binden wir es an, statt es zu ersetzen. Ist keins vorhanden, reicht für den Anfang eine strukturierte Liste in SharePoint oder einer Datenbank, die wir mit den Abläufen verbinden. Ein eigenes Werkzeug lohnt sich erst, wenn Menge und Auswertungsbedarf es rechtfertigen.
Der interne Helpdesk bedient Ihre eigenen Mitarbeiter, der Kundenservice Ihre Kunden. Das klingt ähnlich, führt aber zu anderen Abläufen: Intern zählen Berechtigungen, Freigabewege und Geräteverwaltung, extern zählen Auftragsstatus, Reklamation und Außenwirkung. Wir bauen beides, aber nicht mit derselben Strecke.
Nein. Die Einordnung und die Vorschläge laufen automatisch, jede Aktion mit Folgen bleibt an einer Freigabe hängen. Ein Konto wird nicht ohne Bestätigung entsperrt und keine Software ohne Genehmigung verteilt. Sie legen fest, wo die Grenze verläuft, und können sie jederzeit verschieben.
Gerade dann. Bei kleinen Teams fällt jede Stunde Verwaltung stärker ins Gewicht, und der Ausfall einer Person legt sonst den halben Helpdesk lahm. Der größte Gewinn ist meist nicht die Zeitersparnis, sondern dass Vorgänge sichtbar werden und nicht mehr an einer einzelnen Person hängen.
Nur wenn Sie das wollen. Die Ablaufsteuerung läuft auf Wunsch auf einem Server in Deutschland, und auch der Wissensassistent lässt sich so betreiben, dass Inhalte Ihre Umgebung nicht verlassen. Welche Variante sinnvoll ist, klären wir in der Erstanalyse anhand Ihrer Anforderungen, nicht anhand unserer Vorliebe.
