Listeden ve Takvimden Otomatik Son Tarih Hatırlatmaları

Sadece bir listede veya takvimde yer alan bir son tarih, kimse onu aktif olarak takip etmediği sürece hiçbir işe yaramaz. Teklif süreleri, sözleşme fesihleri, proje kilometre taşları veya tekrarlayan raporlamalar, hatırlatma listeye bakmaya vakti olan birinin şansına bağlı olduğunda günlük işlerin arasında kaybolur. Power Automate ile bu görevi, bir SharePoint listesinden veya bir takvimden zamanında Teams'te bir mesaj veya bir e-posta gönderen dijital bir çalışan üstlenir; senin bunu kendin hatırlaman gerekmez.

Bu makale, ikisi de resmi Power Automate özellikleriyle uygulanabilen iki yol gösterir: SharePoint'in doğrudan sunduğu hazır hatırlatma akışı ve bir listeden son tarihleri kontrol edip Teams veya e-posta üzerinden bildirdiğin kendi planlanmış bulut akışın. Böylece kimin ne zaman hangi hatırlatmayı alacağının kontrolü sende kalır ve tek satır kod yazmana gerek kalmaz.

Hızlı yol: SharePoint listeleri için hazır hatırlatma akışı

Son tarihlerin zaten Microsoft Lists'ten bir listede veya bir SharePoint kitaplığında tutuluyorsa, kendi akışını oluşturmana hiç gerek yok. SharePoint, tam olarak bu durum için tasarlanmış hazır bir şablon sunar: listedeki bir tarihten senin belirlediğin sayıda gün önce gönderilen kişisel bir e-posta hatırlatması.

Ön koşul, geçerli görünümde en az bir DateTime sütunu bulunan bir liste veya kitaplıktır, örneğin "Son Tarih" veya "Süre". Ardından birkaç tıklama yeterlidir: listeyi aç, Otomatikleştir > Hatırlatma ayarla seçeneğini ve ardından uygun tarih sütununu seç. Sonra akışa bir isim verir ve hatırlatmanın kaç gün önceden gelmesi gerektiğini belirlersin. Akış oluşturulduktan sonra diğer tüm akışlar gibi arka planda çalışır ve istediğin zaman Power Automate üzerinden düzenlenebilir, örneğin gün cinsinden süreyi değiştirmek veya başka eylemler eklemek için. Microsoft, tam adımları SharePoint listeleri için hatırlatma akışı makalesinde belgeler. Bilinmesi önemli: bu özellik GCC, GCC High, DOD ve diğer egemen bulutlarda kullanılamaz.

Tek tek, net şekilde sınırlandırılmış son tarih listeleri için bu en hızlı yoldur. Ancak birden fazla koşulu birleştirmek, e-posta yerine Teams üzerinden bildirmek veya birden fazla eskalasyon seviyesi oluşturmak istediğinde, hazır şablon sınırlarına ulaşır ve kendi akışını oluşturmak buna değer.

Tam kontrol: kendi planlanmış bulut akışın

Basit bir hatırlatmanın ötesine geçen her şey için planlanmış bir bulut akışını kendin oluşturursun. Bu akış türü, o anda listede bir şey değişip değişmediğine bakılmaksızın sabit zamanlarda veya aralıklarla başlar, bu da onu tüm açık son tarihlerin günlük olarak kontrol edilmesi için ideal kılar.

Kurulum sırasında Başlangıç alanında ilk çalıştırmanın tarih ve saatini, Şu sıklıkla tekrarla alanında ise sıklığı belirlersin, örneğin her gün sabah yedide. Bu sırada zaman dilimine bilinçli olarak dikkat et: Power Automate, yerel saat dilimi ile UTC arasında seçim yapmana izin verir ve yanlış seçilen bir saat dilimi, bir hatırlatmanın yanlış saatte veya yanlış günde ulaşmasının en yaygın nedenlerinden biridir. Başlangıç saati biçimi, sıklık ve yeni ile klasik tasarımcı arasındaki farklarla ilgili tüm ayrıntıları Bulut akışını zamanlamaya göre çalıştırma makalesinde bulabilirsin.

Bu planlanmış akışın içinde, ardından son tarihlerini içeren listeyi okur, bir döngüyle her kaydı tek tek gezer ve bitiş tarihini bugünün tarihiyle karşılaştırırsın. addDays ve formatDateTime gibi işlevlerle bu tür tarih karşılaştırmalarının nasıl kurulacağını Power Automate ifadeleri temel kursu adım adım açıklar.

Adım adım: bir listeden son tarihleri kontrol etme ve bildirme

Tipik bir son tarih akışı, sonunda bir e-posta mı yoksa bir Teams mesajı mı olduğuna bakılmaksızın her zaman aynı temel şemayı izler:

• Tetikleyici: günde bir kez başlayan planlanmış bir bulut akışı.
• Öğeleri al: bu eylem, son tarih listesindeki tüm kayıtları alır; gerekirse açık veya henüz tamamlanmamış son tarihlere göre önceden filtrelenmiş olarak.
• Her öğe için uygula: bir döngü, liste kayıtlarının her birini tek tek gezer.
• Koşulu kontrol et: bir karşılaştırma, bitiş tarihinin istenen süre içinde olup olmadığını belirler, örneğin son tarihten üç gün önce.
• Bildir: koşul karşılanırsa akış, liste kaydından başlık, bitiş tarihi ve sorumlu kişi gibi dinamik değerlerle her seferinde bir e-posta gönderir veya Teams'te bir mesaj yayınlar.

Bu şema istendiği gibi genişletilebilir, örneğin bitiş tarihinin kendisinde daha keskin bir hatırlatma için ikinci bir koşulla veya bir son tarih zaten geçmişse bir yöneticiye eskalasyonla.

Hatırlatmayı ekibinin gerçekten baktığı yere ulaştır: sadece e-posta yerine Teams

E-posta gelen kutuları genellikle aşırı doludur, oysa Teams kanalları günlük iş akışında çok daha aktif açılır. Bildirimin kendisi için Teams bağlayıcısındaki Bir sohbette veya kanalda mesaj yayınla eylemini kullanırsın.

Bu sırada Şu olarak yayınla seçeneğiyle mesajın tarafsız bir akış botu olarak mı yoksa Power Automate'de oturum açmış kullanıcı olarak mı görüneceğine, Şuraya yayınla seçeneğiyle de bir kanala mı, mevcut bir grup sohbetine mi yoksa doğrudan akış botuyla tek bir kişiyle sohbet olarak mı gideceğine karar verirsin. Tek bir sorumlu kişiye yönelik son tarih hatırlatmaları için genellikle doğrudan mesaj, ekip genelindeki son tarihler için ise kanal gönderisi uygundur. Ayrıca birinin dikkatini özellikle çekmek istersen, Bir kullanıcı için @bahsetme belirteci al eylemi, mesaj metnine eklediğin bir bahsetmeyi getirir. İlgili yapılandırma adımlarıyla birlikte tüm varyantlar Power Automate ile Teams'te bir mesaj gönderme makalesinde yer alır. Bilmen gereken iki sınırlama var: açılır liste yalnızca en son etkin olan elli adlandırılmış grup sohbetini gösterir ve özel kanallara mesaj gönderme şu anda desteklenmemektedir.

İki kanalı aynı anda kullanmana hiçbir şey engel değil: günlük işte hızlı görünürlük için bir Teams mesajı ve paralel olarak, gelen kutusunu kontrol etmeyi tercih edenler veya seyahatteyken Teams bildirimi almayanlar için bir eylem olarak e-posta.

Güvenilir son tarih hatırlatmaları için pratik ipuçları

• Saat dilimini tutarlı bir şekilde ayarla: Planlanmış akış için bilinçli olarak yerel saat dilimini seç, aksi takdirde gönderim zamanı, saat değişikliklerinde veya diğer bölgelerdeki meslektaşların için kayar.
• Yinelenen hatırlatmalardan kaçın: Zaten hatırlatılmış kayıtları işaretle, örneğin ek bir "Hatırlatma gönderildi" sütunuyla, böylece akış her çalıştırmada aynı mesajı tekrar göndermez.
• Birden fazla eskalasyon seviyesi planla: Bir hafta önceden erken, dostane bir hatırlatma ile bitiş tarihinin kendisinde daha acil bir hatırlatma, farklı aciliyet derecesiyle farklı kişilere ulaşır.
• Hata işlemeyi unutma: Başarısız bir çalıştırmanın fark edilmeden tüm bir son tarihi kaybettirmemesi için Power Automate'deki akışın çalıştırma geçmişini düzenli olarak kontrol et.
• İzinleri gözden kaçırma: Akış, onu oluşturan ve bağlayan kişinin erişim haklarıyla çalışır. Bu kişi şirketten ayrılırsa, akış zamanında bir ortak sahibe devredilmelidir.

Böyle bir son tarih hatırlatmasını kendin, işin yanında rastgele bir şekilde bir araya getirmek yerine, eskalasyon seviyeleri ve hata işleme dahil olmak üzere baştan itibaren düzgün kurulmuş olarak istiyorsan, NordFlux'un Power Automate danışmanlığında akışı seninle birlikte üretime hazır şekilde kuran bir muhatap bulursun.

Sık sorulan sorular

Hatırlatmaları bir listeden değil de bir Outlook takviminden de gönderebilir miyim?

Evet. SharePoint listesinden kayıtları alan eylem yerine, Outlook'tan takvim etkinliklerini alan bir eylem kullanırsın ve bunların başlangıç veya bitiş saatini, bir listede olduğu gibi, geçerli tarihle karşılaştırırsın. Planlanmış tetikleyici, döngü, koşul ve bildirimden oluşan geri kalan yapı aynı kalır.

Aynı son tarihin birden çok kez bildirilmesini nasıl önlerim?

En güvenilir yöntem, akışın gönderimden sonra "hatırlatıldı" olarak ayarladığı listede ek bir sütundur. Akıştaki koşul, yeni bir mesaj gönderilmeden önce bu sütunun hâlâ boş olup olmadığını da kontrol eder. Bu işaretleme olmadan akış, son tarih tanımlanan süre penceresi içinde kaldığı sürece her günlük çalıştırmada yeniden tetiklenirdi.

Hatırlatma aynı anda hem Teams hem de e-posta ile gönderilebilir mi?

Evet, herhangi bir kısıtlama olmadan. Aynı akış içinde, koşuldan sonra hem e-posta gönderme eylemi hem de Teams mesajı yayınlama eylemi art arda eklenebilir, böylece her eşleşmede iki kanal da aynı anda hizmet verir.

Power Automate'de böyle bir son tarih akışının maliyeti nedir?

Bu, mevcut Microsoft 365 lisanslamana bağlıdır. Birçok Business ve Enterprise planı, Microsoft 365 içindeki akışlar için zaten temel bir Power Automate çalıştırma kotası içerir, bu nedenle SharePoint, Outlook ve Teams ile basit son tarih akışları için genellikle ek bir lisansa gerek yoktur. Çok yüksek hacimlerde veya premium bağlayıcılarda, Microsoft'un güncel lisans genel bakışına göz atmakta fayda var.

Örneğin yedi gün ve bir gün önce olmak üzere birden fazla hatırlatma aşaması ayarlayabilir miyim?

Evet, bunun için akışa farklı sürelerle iki ayrı koşul eklersin, örneğin biri yedi gün, diğeri son tarihten bir gün önce için, ve her birini kendine özgü, uygun şekilde formüle edilmiş bir mesajla ilişkilendirirsin. Böylece sorumlular önce sakin bir ön bildirim, son tarihin dolmasından kısa süre önce ise belirgin şekilde daha acil bir hatırlatma alır.