PAD ile Excel Otomasyonu

Şirketlerdeki birçok Excel görevi bugün hâlâ manuel olarak yürütülüyor: ham veri dosyasından rakamları kopyalamak, sıralamak, filtrelemek, bir şablona yapıştırmak, kaydetmek ve bir sonraki kişiye aktarmak. Power Automate Desktop (PAD), tam olarak bu tür işler için, yerel olarak kurulu bir Excel uygulamasıyla doğrudan iletişim kuran, bulut bağlayıcısı gerektirmeyen ve dosyanın önce herhangi bir yere yüklenmesini gerektirmeyen kendine ait bir Excel eylemleri grubu sunar.

Başlamadan önce, bulut akışlarındaki bilindik Excel Online entegrasyonundan farkını anlamak önemlidir. Masaüstü eylemleri, tıpkı bir makronun yapacağı gibi, Windows bilgisayarınızdaki gerçek bir Excel örneğini COM üzerinden kontrol eder. Bu, eklentilerin, makroların ve karmaşık biçimlendirmelerin kullanılabilir kalması anlamına gelir; ancak yerel bir Excel örneğinin sınırlarına ve özelliklerine de bağlı kalırsınız. Resmi Excel eylemleri referansına, bu grup açmadan okumaya, yazmaya, biçimlendirmeye, kaydetmeye ve kapatmaya kadar tüm yelpazeyi kapsar.

Bir Excel örneği başlatma veya bağlanma

PAD'deki her Excel akışı, tüm sonraki adımların kullandığı değişken olan sözde Excel örneğini oluşturan iki eylemden biriyle başlar.

• Excel'i başlat: belge yolu üzerinden ya boş bir belge ya da mevcut bir dosya açar. "Örneği görünür yap" (varsayılan: etkin), "Salt okunur aç" ve "Eklentileri ve makroları yükle" gibi parametreler dosyanın nasıl açılacağını belirler. Parola korumalı dosyalarda parola doğrudan girilebilir.
• Çalışan Excel'e bağlan: dosya adı veya yoluyla tanımlanan, zaten açık olan bir Excel dosyasına akışı bağlar. Bir dosya başka bir eylem veya bir kişi tarafından zaten açılmışsa kullanışlıdır.

Her iki eylem de, sonraki her Excel eyleminde referans verdiğiniz bir ExcelInstance değişkeni oluşturur. Bu adım olmadan aşağıdaki eylemlerin hiçbiri çalışmaz.

Veri okuma: tek bir hücreden tüm sayfaya kadar

Excel çalışma sayfasından oku eylemi genellikle bir akıştaki ikinci adımdır. "Retrieve" seçeneğiyle tek bir hücrenin değerini, bir hücre aralığını, geçerli seçimi veya çalışma sayfasındaki tüm kullanılabilir değerleri almak isteyip istemediğinizi belirlersiniz. "Aralığın ilk satırı sütun adlarını içerir" seçeneği, başlık satırlarının ortaya çıkan veri tablosunda doğrudan sütun adı olarak kullanılmasını sağlar, böylece sonraki eylemler verilere harf yerine sütun adıyla erişebilir.

Sık sık kafa karışıklığına yol açan bir ayrıntı: "Hücre içeriğini metin olarak al" seçeneği etkinse, PAD bir sütun çok darsa diyez işaretleri (###) dahil olmak üzere Excel'in gösterdiği şeyi tam olarak döndürür. Belgelerde belirtilen bilinen sınırlamalara göre, burada Sütun/satır boyutunu değiştir eylemi okumadan önce yardımcı olur, ya da metin seçeneğinden tamamen vazgeçilip bunun yerine ham hücre değerleri okunabilir.

Veri yazma ve çalışma sayfalarını yönetme

Bunun karşılığı olarak Excel çalışma sayfasına yaz eylemi vardır. Bu eylem bir değeri, bir listeyi veya tüm bir veri tablosunu, ya belirli olarak belirtilen bir hücreye (sütun ve satır) ya da o anda etkin olan hücreye yazar. Yazılan değişken bir tablo içeriyorsa, PAD ilgili hücreleri sağda ve altta zaten veri bulunsa bile otomatik olarak doldurur.

PAD, gerçek okuma ve yazma işlemlerinin yanı sıra, bir akışı üretimde kullanılabilecek kadar sağlam hale getirmenizi sağlayan bir dizi yönetim eylemi de sunar:

• Yeni çalışma sayfası ekle / Excel çalışma sayfasını sil: sayfaları ada veya dizine göre oluşturma ve kaldırma.
• Etkin Excel çalışma sayfasını ayarla / al: birden çok çalışma sayfası arasında hedefe yönelik geçiş yapma.
• Excel çalışma sayfasındaki sütunun ilk boş satırını al: bir sütundaki ilk boş hücrenin satır numarasını döndürür; yeni kayıtları mevcut satırların üzerine yazmadan her zaman bir listenin sonuna eklemek için idealdir.
• Excel çalışma sayfasındaki hücreleri sırala ve Excel çalışma sayfasındaki hücreleri filtrele: isteğe bağlı olarak bir başlık satırını dikkate alarak etkin bir sayfaya, bir tabloya veya adlandırılmış bir aralığa sıralama veya filtreleme kuralları uygular.
• Excel'i kaydet ve Excel'i kapat: akışı düzgün bir şekilde sonlandırır; arka planda takılı kalan Excel süreçlerinin olmaması için önemlidir.

Uygulama örneği: tekrar eden bir rapor

PAD ile Excel otomasyonu için tipik bir kullanım örneği şöyle görünür: bir akış, ham veri dışa aktarma dosyasıyla Excel'i başlatır, başlık satırı dahil tüm kullanılabilir değerleri okur, veri tablosunu belirli bir sütuna göre, örneğin bir duruma veya zaman aralığına göre filtreler, sonucu sıralar ve ardından hazırlanmış bir rapor sayfasına yazar. Son olarak akış, dosyayı otomatik olarak kaydedip kapatır. Daha önce on veya on beş dakikalık manuel tıklama işi gerektiren bu işlem artık saniyeler içinde tamamlanır ve ayrıca bir zamanlamayla tetiklenebilir, böylece rapor her sabah kimse sormadan önce üzerinde anlaşılan klasörde güncel olarak hazır bulunur.

Uygulamada önemli olan: PAD burada gerçek bir masaüstü Excel örneğiyle çalıştığı için, bu akışlar için genellikle Excel'in lisanslı olarak kurulu olduğu bir bilgisayara ihtiyacınız vardır; bu ister kendi çalışma istasyonunuz ister özel bir otomasyon ortamı olsun. Bu tür birden fazla akışı üretken ve güvenilir şekilde çalıştırmak isteyenlerin, engellenmiş bir Excel sürecinin tüm akışı durdurmaması için tek tek eylemlerin "Hata durumunda" seçenekleri gibi araçlarla en başından itibaren hata yönetimine dikkat etmesi gerekir. Konuya yapılandırılmış bir şekilde girmek isteyenler, resmi Power Automate for desktop'ta Excel otomasyonu öğrenme modülünde adım adım bir giriş ve bir alıştırma bulunur. NordFlux'un Power Automate danışmanlığında bu tür akışları baştan itibaren sağlam bir şekilde kurmanıza yardımcı oluyoruz; böylece dijital bir çalışan Excel rutinini üstlenirken sonucun kontrolü sizde kalır.

Bilmeniz gereken sınırlamalar

Her Excel dosyası PAD ile sorunsuzca otomatikleştirilemez. Belgeler burada özellikle tekrarlayan bir hata kaynağından bahseder: OneDrive veya SharePoint üzerinden senkronize edilen bir klasörde bulunan dosyalar, Excel'i başlat eyleminde sıklıkla "Dosya bulunamadı" hatasına yol açar, çünkü COM otomasyonu bu hizmetlerin senkronizasyonuyla tam olarak uyumlu değildir. Geçici çözüm olarak Microsoft, ya dosyanın yerel bir kopyasıyla çalışıp sonunda geri yazmayı ya da dosyayı bunun yerine "Uygulama çalıştır" eylemiyle açıp ardından Çalışan Excel'e bağlan eylemiyle akışa dahil etmesini önerir. Üretim amaçlı Excel akışları planlayanların, bunu ilk başarısız çalıştırmadan sonra keşfetmek yerine baştan itibaren hesaba katması gerekir.

Sık sorulan sorular

PAD'de Excel otomasyonu için bulut bağlayıcısına veya premium lisansa ihtiyacım var mı?

Hayır. Power Automate Desktop'taki Excel eylemleri, COM üzerinden yerel olarak kurulu bir Excel uygulamasıyla çalışır ve bulut bağlayıcısı dünyasının değil, masaüstü akış eylemlerinin bir parçasıdır. Yalnızca akışın çalıştığı bilgisayarda çalışan, lisanslı bir Excel kurulumu gereklidir.

Birisi tarafından zaten açılmış olan bir Excel dosyasını nasıl açarım?

Bunun için Çalışan Excel'e bağlan eylemi kullanılır. Bu eylem, yeni bir örnek açmak yerine akışı dosya adı veya yolu üzerinden zaten çalışan bir Excel örneğine bağlar ve sonraki adımlar için de bir ExcelInstance değişkeni oluşturur.

Akışım neden gerçek değerler yerine diyez işaretleri (###) gösteriyor?

Bu, "Excel çalışma sayfasından oku" eyleminde "Hücre içeriğini metin olarak al" seçeneği etkinken ve Excel'de bir sütun çok dar görüntülendiğinde meydana gelir. PAD bu durumda ekranda görünecek olanı tam olarak okur. Sütun/satır boyutunu değiştir eylemi okuma işleminden önce yardımcı olur ya da metin seçeneğinden vazgeçip ham hücre değerleriyle çalışabilirsiniz.

PAD ile OneDrive veya SharePoint'teki Excel dosyalarını da otomatikleştirebilir miyim?

Senkronize edilmiş klasörden doğrudan genellikle güvenilir değildir, çünkü Microsoft'a göre COM otomasyonu ile OneDrive ve SharePoint'in senkronizasyon mekanizmaları tam olarak uyumlu değildir. Bu nedenle genellikle dosyanın yerel bir kopyası üzerinden dolaylı bir yol izlenir; bu kopya işlem tamamlandıktan sonra geri yazılır.

Bir PAD akışı mevcut Excel makrolarını çalıştırabilir mi?

Evet, Excel makrosunu çalıştır eylemi kullanılarak çalıştırılabilir; ancak Excel örneği başlatılırken "Eklentileri ve makroları yükle" seçeneğinin etkinleştirilmiş olması gerekir. Makro adı metin olarak belirtilir, isteğe bağlı bağımsız değişkenler noktalı virgülle ayrılır.